Tag: project manager

พฤติกรรมแย่ ๆ ที่คนเป็นผู้จัดการโครงการควรตระหนัก

ระหว่างนั่งรอเด็ก ๆ เรียนฟุตบอลที่สโมสรฟุตบอลแห่งหนึ่งย่านบางเขน กทม. มองเด็ก ๆ กับโค้ชสอนกันไป เล่นกันไป เพลิน ๆ คิดถึงโครงการหนึ่งที่ตัวเองมีส่วนร่วมในฐานะผู้เชียวชาญ เป็นโครงการที่ใกล้จะจบแต่ก็แบบทุลักทุเลเต็มทน ใคร่ครวญปัญหาที่เกิด คิดไปคิดมาเทียบเคียงกับโครงการอื่นบางโครงการที่ผ่านมา ที่มีปัญหาคล้าย ๆ กัน ... แม้สายตาจะยังจับอยู่ที่เจ้าลูกชายตัวเล็กที่กำลังวิ่งไล่ลูกฟุตบอลอย่างเอาจริงเอาจัง ในห้วงความคิด กึ่ง ๆ เหม่อลอย ผู้เขียนตระหนักว่าตัวเองได้ข้อสรุปที่น่าสนใจอะไรบางอย่างเกี่ยวกับผู้จัดการโครงการที่เหมาะจะเป็น Lesson Learn ... จึงละสายตาจากสนามฟุตบอล เปิด Notebook ลงมือร่างใจความสำคัญของบทความนี้ทันที (เกรงว่าจะลืมครับ) ก่อนจะคุยอะไรกันต่อไป สิ่งหนึ่งต้องเข้าใจก่อนก็คือ แม้ว่าผู้จัดการโครงการจะเป็นผู้มีประสบการณ์ ทรงคุณวุฒิ มั่นใจในความเป็นผู้บริหารของตัวเองเพียงใดก็ตาม ก็ไม่ใช่ว่าโครงการจะราบรื่นเสมอไป เพราะ องค์ประกอบสำคัญที่สุดที่ขับเคลื่อนโครงการคือ คน ... human being ... มุมมองในเชิงจิตวิทยา หรือพฤติกรรมบุคคล จึงมีความสำคัญไม่น้อยกว่าหลักการ กฏเกณฑ์ ทางการบริหาร ... ในเมื่อตัวผู้จัดการโครงการเองมีอิทธิพลอย่างสูงต่อโครงการ ดังนั้น ถ้าเพียงว่าผู้จัดการโครงการมีพฤติกรรมแย่ ๆ เพี้ยน ๆ ...

ขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการ ในกระบวนการบริหารโครงการ … คืออะไร? … สำคัญอย่างไร?

กระบวนการมาตรฐานของการบริหารโครงการ จำแนกกันหลายแบบตามแต่ตำราและสำนัก แต่ก็คล้ายคลึงกันมาก ผู้เขียนเองคุ้นเคยกับกับกระบวนการที่ประกอบด้วยขั้นตอน การเริ่มโครงการ การวางแผนโครงการ การนำแผนไปปฏิบัติ การควบคุมและตรวจสอบ และการปิดโครงการ บทความนี้ผู้เขียนขอมุ่งความสนใจไปที่ ขั้นตอนการเริ่มโครงการ ซึ่งเป็นขั้นตอนที่หลายท่านทีเดียวมักจะมองข้ามไปสนใจที่ขั้นตอนการวางแผนเลย ซึ่งก็ไม่ผิดอะไร เพราะขึ้นอยู่กับสถานะของแต่ละท่านในโครงการ เช่น กรณีที่ไม่ได้มีส่วนอะไรกับการคิดเริ่มต้นหรือพิจารณาการเริ่มโครงการ ได้รับมอบหมายเมื่อองค์กรต้องทำโครงการแน่นอนแล้ว จึงเป็นเรื่องธรรมดาที่ต้องให้ความสนใจที่ขั้นตอนการวางแผนโครงการก่อนเริ่มทำงาน แต่สำหรับท่านที่กำลังศึกษาทำความเข้าใจกับศาสตร์ของการบริหารโครงการ ผู้เขียนใคร่แนะนำว่า ขั้นตอนการเริ่มโครงการ เป็นขั้นตอนที่ไม่ควรมองข้าม ควรศึกษาทำความเข้าใจให้ถ่องแท้ ถึงแม้ว่าขั้นตอนต่อ ๆ มา เช่น ขั้นตอนการวางแผนโครงการดูจะมี หลักการ เทคนิค ที่น่าตื่นเต้น แต่ต้องไม่ลืมว่า ถ้าขั้นตอนการเริ่มโครงการสรุปได้ว่า โครงการไม่เหมาะจะดำเนินการ ขั้นตอนการวางแผนก็จะไม่เกิดขึ้น หรือถ้าขั้นตอนการเริ่มโครงการสรุปอย่างผิด ๆ ว่า โครงการเหมาะจะดำเนินการต่อไป ทั้งที่ข้อเท็จจริงแล้วโครงการเป็นประเภท Mission Impossible ขั้นตอนต่อ ๆ มาก็จะแค่เหนื่อยเปล่า เท่านั้นเอง เช่นนี้แล้วขั้นตอนการเริ่มโครงการจึงมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง เป็นหน้าที่ของทีมงานบริหารโครงการหรือกลุ่มผู้บริหารองค์กร ที่จะต้องพิจารณาผลได้ผลเสียโครงการที่จะทำหรือจะเข้าร่วมอย่างละเอียดรอบคอบ การเริ่มต้นโครงการ … หลากหลายตามสถานะ การเริ่มต้นโครงการ ต้องทำอะไร อย่างไร? ...

ศิลปะแห่งการบริหารโครงการ

การบริหารโครงการ มีความเป็นวิทยาศาตร์อย่างไม่ต้องสงสัย อย่างไรก็ตาม ถ้าจะพิจารณาจากหลักการของควอนตัมฟิสิกส์ที่ว่า เป็นไปไม่ได้ที่จะรู้ตำแหน่งและการเคลื่อนที่ของอนุภาคอย่างละเอียดในเวลาเดียวกัน ถ้าวัดค่าหนึ่งละเอียด อีกค่าหนึ่งจะมีความละเอียดน้อยกว่าเสมอ หลักการนี้เองที่ทำให้การบริหารโครงการมีความเป็นศิลปะ ... เราสามารถวางแผนสำหรับเหตุการณ์ที่ไม่แน่นอนทุกอย่าง ยกเว้นตัวแปรตัวหนึ่งที่ถึงแม้ว่าเราจะคาดคะเนเกี่ยวกับมันได้ แต่มันก็ยังคงเป็นตัวแปร นั่นคือ คน โครงการและแผนงาน ขึ้นกับผู้คนในโครงการเป็นหลัก ตัวอย่างเช่น เรารู้ว่าคอนกรีตใช้เวลาบ่มตัว x วัน การขนส่งคอนกรีตใช้เวลา y วัน แต่ฟังก์ชันจริง ๆ ก็คือ x(z) และ y(z) เมื่อ z คือ ผู้คนที่ร่วมในงาน กุญแจสำคัญของคำว่า ศิลปะ คือ ทักษะและจินตนาการในการแสดงออกหรือการใช้ความคิดสร้างสรรค์ ... ทักษะ และ จินตนาการ... ถ้าทักษะคือส่วนที่เป็นวิทยาศาสตร์ในการบริหารโครงการ จินตนาการก็คือส่วนที่เป็นศิลปะ ศิลปะของการบริหารโครงการ  ...  คือ การจูงใจให้ลูกค้าไม่ใช้กระเบื้องนำเข้าจากอิตาลี ซึ่งจะทำให้เสียเวลาไปกับการขนส่งหรือพิธีการศุลกากร  ...  คือ การจูงใจให้ผู้รับเหมาทำงานให้เสร็จตามกรอบเวลาที่กำหนด โดยไม่ต้องขอขยายเวลา ... คือ การปรับเปลี่ยนวัสดุให้เหมาะสมกับไซต์งานที่อยู่ห่างจากสถานที่ออกแบบหลายร้อยกิโลเมตร ...

ความผิดพลาด 7 ประการ ที่พบได้บ่อยในการบริหารโครงการ

เมื่อโครงการล้มเหลว เต็มไปด้วยปัญหา ข้อวิพากษ์ถึงสาเหตุที่เรามักจะได้ยินกันเสมอ ก็คือ การวางแผนและการจัดการไม่ดี หรือไม่ก็ งบประมาณและเวลาไม่สมเหตุสมผล  ผู้เขียนเชื่อว่าแม้สาเหตุเหล่านี้จะถูกต้อง แต่ก็น่าจะมีสาเหตุมาจากความผิดพลาดพื้นฐานกว่านี้หลาย ๆ ประการรวมกัน จะเรียกว่า ความผิดพลาดอันเป็นสาเหตุของปัญหา ก็คงจะได้ เพื่อให้เข้าใจประเด็นนี้ชัดขึ้นผู้เขียนจะลองตั้งคำถามชี้นำเป็นตัวอย่าง เช่น ถ้าโครงการล้มเหลว เพราะการจัดการไม่ดี น่าจะต้องตั้งคำถามกันว่า แล้วอะไรเป็นสาเหตุให้การจัดการไม่ดี หรือ ถ้าโครงการล้มเหลวเพราะ งบประมาณไม่สมเหตุสมผล คำถามก็น่าจะเป็นว่า แล้วอะไรเป็นสาเหตุให้งบประมาณไม่สมเหตุสมผล เป็นต้น ตัวผู้เขียนเองก็มีประสบการณ์กับโครงการที่มีปัญหาบ้างเหมือนกัน บางส่วนเป็นความรับผิดชอบของตัวเองโดยตรง บางส่วนเป็นการรับทราบเรื่องของผู้อื่น ซึ่งทั้งหมดนั้นถือเป็นบทเรียน เรื่องราวความล้มเหลวจะมีประโยชน์ใช้เป็นบทเรียนได้จริงก็ต่อเมื่อ เราได้ทบทวนทำความเข้าใจกับมันอย่างจริงจัง ผู้เขียนใช้วิธีทำความเข้าใจกับปัญหาที่เคยเกิดขึ้นตามแนวคิดข้างต้น สรุปเป็น ความผิดพลาด 7 ประการ ที่พบได้บ่อยในการบริหารโครงการ ดังนี้ครับ บุคลากรไม่เหมาะกับงาน ... การมอบหมายงานเป็นหน้าที่ของทีมบริหาร เป็นงานพื้น ๆ เข้าใจไม่ยาก จะให้ใครทำก็วางตัวไป แต่ขั้นตอนนี่แหละที่เป็นจุดวิกฤต ชี้เป็นชี้ตาย  เพราะงานเดินไปได้ด้วยคน ถ้าได้คนที่เหมาะสมปัญหาที่อาจจะมีก็จะเป็นแค่เรื่องธรรมดาที่โครงการจะผ่านไปได้ ถ้าคนไม่เหมาะกับงาน ข้อขัดข้องธรรมดาจะกลายเป็นปัญหาใหญ่ นำไปสู่ความล้มเหลวได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งตำแหน่ง ผุ้จัดการโครงการ ทีมบริหารจะต้องพิจารณาอย่างละเอียดถี่ถ้วนให้มากที่สุด ...

การสื่อสารในโครงการ … เรื่องสำคัญที่คนทำโครงการควรสนใจ

ทำงานโครงการมานับไม่ถ้วน ในบทบาทต่าง ๆ กันไป สิ่งหนึ่งที่เห็นได้ชัดว่าจะมีผลต่อความราบรื่น ในการดำเนินโครงการ บางครั้งมีผลต่อความสำเร็จของโครงการเลยทีเดียว ก็คือ การสื่อสาร (Communication)  การสื่อสารในการบริหารโครงการสำหรับผู้เขียน หมายถึง การรับส่งข้อมูลระหว่างกันภายทีมงานโครงการ และระหว่างโครงการกับผู้ที่เกี่ยวข้องภายนอกโครงการทั้งหมด เช่น คู่สัญญาในฐานะเจ้าของโครงการ ผู้ส่งมอบเครื่องมือ วัสดุ หน่วยงานที่เป็นเจ้าของสถานที่หรือข้อมูลที่โครงการต้องใช้ เป็นต้น จะว่าไปแล้วการสื่อสารก็คือรูปแบบหนึ่งของการประสานงาน เป็นเครื่องมือที่มีความสำคัญต่อการบริหารโครงการ เพราะการทำงานโครงการคือการทำงานโดยการสอดประสานกันของหลาย ๆ คน หลาย ๆ ฝ่าย ถ้าไม่รู้เรื่อง ไม่เข้าใจกัน คงเป็นได้ยากที่โครงการนั้นจะสิ้นสุดลงด้วยดี ผู้ที่เกี่ยวข้องในโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งตัวผู้จัดการโครงการเอง ควรที่จะตระหนักถึงความสำคัญของการสื่อสารในโครงการ และพยายามจัดการสื่อสารให้มีระบบระเบียบที่ดี ... ผู้เขียนใคร่ขอนำเสนอ ข้อควรคิดต่อการสื่อสารในโครงการ ตามทัศนะของผู้เขียนเอง ดังนี้ครับ การประชุม การประชุมเป็นการสื่อสารอย่างมีแบบแผน จะเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็สุดแล้วแต่ผู้จัดประชุม แล้วแต่สถานะการณ์ การประชุมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการบริหารโครงการ ผู้จัดการโครงการควรจัดให้มีการประชุมโครงการอย่างสม่ำเสมอ ที่ใคร่ขอเสนอแนะก็คือ ควรกำหนดจัดประชุมตามกำหนดการสำคัญของโครงการ และ จัดประชุมตามช่วงระยะเวลา การจัดประชุมตามกำหนดการสำคัญ ที่ควรจะยึดถือเป็นหลักไว้ก่อนก็คือ เปิดโครงการ ประชุมตามงวดงาน และการประชุมปิดโครงการ ส่วนจะมากกว่านี้อีกหรือไม่ ...

The Scope Triangle : สมดุลแห่งพารามิเตอร์ทั้ง 5 ของโครงการ

โครงการเป็นระบบที่มีความเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา และ พารามิเตอร์ทั้ง 5 ของโครงการ จะต้องเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงไปด้วยกันอย่างสมดุล โครงการจึงจะสามารถแล้วเสร็จ เป็นไปตามแผนงานได้อย่างสมบูรณ์ ดังนั้น ผู้บริหารโครงการจึงควรจะต้องรู้ด้วยว่า  พารามิเตอร์ทั้ง 5 ของโครงการ  มีความเกี่ยวเนื่องกันอย่างไร และจะสมดุลกันได้อย่างไร จากรูป พื้นที่ของสามเหลี่ยมแสดง Scope และ Quality ของโครงการ เส้นแต่ละด้านของสามเหลี่ยม ก็คือ Time, Cost และ Resource Availability .... Time ก็คือกรอบเวลาที่โครงการจะต้องดำเนินการจนแล้วเสร็จ .... Cost ก็คืองบประมาณที่ได้รับการจัดสรรในการดำเนินโครงการให้แล้วเสร็จ .... Resource Availability ก็คือทรัพยากรที่จำเป็นทั้งหมด สำหรับการดำเนินโครงการ  แผนโครงการ ที่จัดทำขึ้นก็เพื่อบ่งชี้การใช้ Time, Cost และ Resource Availability ในการดำเนินโครงการให้เป็นไปตาม Scope และ Quality ของโครงการ กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ ตามแผนโครงการที่ได้รับอนุมัติหรือเป็นที่ยอมรับให้นำไปใช้ดำเนินโครงการ โครงการจะมีความสมดุลของ Time, Cost และ Resource Availability อยู่แล้วนั่นเอง ...