Tag: โครงการ

พฤติกรรมแย่ ๆ ที่คนเป็นผู้จัดการโครงการควรตระหนัก

ระหว่างนั่งรอเด็ก ๆ เรียนฟุตบอลที่สโมสรฟุตบอลแห่งหนึ่งย่านบางเขน กทม. มองเด็ก ๆ กับโค้ชสอนกันไป เล่นกันไป เพลิน ๆ คิดถึงโครงการหนึ่งที่ตัวเองมีส่วนร่วมในฐานะผู้เชียวชาญ เป็นโครงการที่ใกล้จะจบแต่ก็แบบทุลักทุเลเต็มทน ใคร่ครวญปัญหาที่เกิด คิดไปคิดมาเทียบเคียงกับโครงการอื่นบางโครงการที่ผ่านมา ที่มีปัญหาคล้าย ๆ กัน ... แม้สายตาจะยังจับอยู่ที่เจ้าลูกชายตัวเล็กที่กำลังวิ่งไล่ลูกฟุตบอลอย่างเอาจริงเอาจัง ในห้วงความคิด กึ่ง ๆ เหม่อลอย ผู้เขียนตระหนักว่าตัวเองได้ข้อสรุปที่น่าสนใจอะไรบางอย่างเกี่ยวกับผู้จัดการโครงการที่เหมาะจะเป็น Lesson Learn ... จึงละสายตาจากสนามฟุตบอล เปิด Notebook ลงมือร่างใจความสำคัญของบทความนี้ทันที (เกรงว่าจะลืมครับ) ก่อนจะคุยอะไรกันต่อไป สิ่งหนึ่งต้องเข้าใจก่อนก็คือ แม้ว่าผู้จัดการโครงการจะเป็นผู้มีประสบการณ์ ทรงคุณวุฒิ มั่นใจในความเป็นผู้บริหารของตัวเองเพียงใดก็ตาม ก็ไม่ใช่ว่าโครงการจะราบรื่นเสมอไป เพราะ องค์ประกอบสำคัญที่สุดที่ขับเคลื่อนโครงการคือ คน ... human being ... มุมมองในเชิงจิตวิทยา หรือพฤติกรรมบุคคล จึงมีความสำคัญไม่น้อยกว่าหลักการ กฏเกณฑ์ ทางการบริหาร ... ในเมื่อตัวผู้จัดการโครงการเองมีอิทธิพลอย่างสูงต่อโครงการ ดังนั้น ถ้าเพียงว่าผู้จัดการโครงการมีพฤติกรรมแย่ ๆ เพี้ยน ๆ ...

คุยกันเบา ๆ … โครงการ คืออะไร?

เหตุผลเบื้องหลัง ที่ ArthitOnline Blog คิดอ่านทำบทความเนื้อหาเกี่ยวกับ Project Management มาจากประสบการณ์การทำงานของผู้เขียนเองเป็นหลัก ... ก่อนหน้าที่ จะเริ่มศึกษา Project Management จริง ๆ จัง ๆ ผู้เขียนปฏิบัติงานโครงการมาโดยตลอด จะว่าไปนับตั้งแต่เรียนจบจากวิศวฯ สามย่าน ใหม่ ๆ เลยก็ว่าได้ ถึงจะคลุกคลีกับการทำงานโครงการมาตลอด แต่ก็ไม่เคยผ่านการเรียนหลักสูตรเกี่ยวกับ Project Management เลย ทำงานแบบ Manage by Sense ล้วน ๆ ผ่านมาเป็นสิบปีถึงได้ตระหนักว่าควรจะต้องศึกษาเรื่องนี้ซะแล้ว จึงได้ดิ้นรนขวนขวายศึกษาหาความรู้จนได้ Certificate ด้านนี้มา มีประโยชน์กับการทำงานมาก ... ถ้าเราต้องเกี่ยวข้องกับมันตรง ๆ ละก็ ตระหนักได้เลยครับว่า รู้กับไม่รู้ต่างกันเยอะจริง ๆ มีโอกาสก็เลยคิดจะแบ่งปันความรู้แก่ผู้อ่าน น่าจะมีบางท่านที่ตกที่นั่งเดียวกับผู้เขียนในอดีต คือต้องใช้งานแต่ยังไม่มีโอกาสเรียนรู้ ทีนี้ก็มาเข้าประเด็นว่า ถ้าเราต้องทำงานโครงการโดยไม่มีพื้นฐานวิชา Project Management มาก่อน เรารู้หรือไม่ว่าจริง ...

ขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการ ในกระบวนการบริหารโครงการ … คืออะไร? … สำคัญอย่างไร?

กระบวนการมาตรฐานของการบริหารโครงการ จำแนกกันหลายแบบตามแต่ตำราและสำนัก แต่ก็คล้ายคลึงกันมาก ผู้เขียนเองคุ้นเคยกับกับกระบวนการที่ประกอบด้วยขั้นตอน การเริ่มโครงการ การวางแผนโครงการ การนำแผนไปปฏิบัติ การควบคุมและตรวจสอบ และการปิดโครงการ บทความนี้ผู้เขียนขอมุ่งความสนใจไปที่ ขั้นตอนการเริ่มโครงการ ซึ่งเป็นขั้นตอนที่หลายท่านทีเดียวมักจะมองข้ามไปสนใจที่ขั้นตอนการวางแผนเลย ซึ่งก็ไม่ผิดอะไร เพราะขึ้นอยู่กับสถานะของแต่ละท่านในโครงการ เช่น กรณีที่ไม่ได้มีส่วนอะไรกับการคิดเริ่มต้นหรือพิจารณาการเริ่มโครงการ ได้รับมอบหมายเมื่อองค์กรต้องทำโครงการแน่นอนแล้ว จึงเป็นเรื่องธรรมดาที่ต้องให้ความสนใจที่ขั้นตอนการวางแผนโครงการก่อนเริ่มทำงาน แต่สำหรับท่านที่กำลังศึกษาทำความเข้าใจกับศาสตร์ของการบริหารโครงการ ผู้เขียนใคร่แนะนำว่า ขั้นตอนการเริ่มโครงการ เป็นขั้นตอนที่ไม่ควรมองข้าม ควรศึกษาทำความเข้าใจให้ถ่องแท้ ถึงแม้ว่าขั้นตอนต่อ ๆ มา เช่น ขั้นตอนการวางแผนโครงการดูจะมี หลักการ เทคนิค ที่น่าตื่นเต้น แต่ต้องไม่ลืมว่า ถ้าขั้นตอนการเริ่มโครงการสรุปได้ว่า โครงการไม่เหมาะจะดำเนินการ ขั้นตอนการวางแผนก็จะไม่เกิดขึ้น หรือถ้าขั้นตอนการเริ่มโครงการสรุปอย่างผิด ๆ ว่า โครงการเหมาะจะดำเนินการต่อไป ทั้งที่ข้อเท็จจริงแล้วโครงการเป็นประเภท Mission Impossible ขั้นตอนต่อ ๆ มาก็จะแค่เหนื่อยเปล่า เท่านั้นเอง เช่นนี้แล้วขั้นตอนการเริ่มโครงการจึงมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง เป็นหน้าที่ของทีมงานบริหารโครงการหรือกลุ่มผู้บริหารองค์กร ที่จะต้องพิจารณาผลได้ผลเสียโครงการที่จะทำหรือจะเข้าร่วมอย่างละเอียดรอบคอบ การเริ่มต้นโครงการ … หลากหลายตามสถานะ การเริ่มต้นโครงการ ต้องทำอะไร อย่างไร? ...

ความผิดพลาด 7 ประการ ที่พบได้บ่อยในการบริหารโครงการ

เมื่อโครงการล้มเหลว เต็มไปด้วยปัญหา ข้อวิพากษ์ถึงสาเหตุที่เรามักจะได้ยินกันเสมอ ก็คือ การวางแผนและการจัดการไม่ดี หรือไม่ก็ งบประมาณและเวลาไม่สมเหตุสมผล  ผู้เขียนเชื่อว่าแม้สาเหตุเหล่านี้จะถูกต้อง แต่ก็น่าจะมีสาเหตุมาจากความผิดพลาดพื้นฐานกว่านี้หลาย ๆ ประการรวมกัน จะเรียกว่า ความผิดพลาดอันเป็นสาเหตุของปัญหา ก็คงจะได้ เพื่อให้เข้าใจประเด็นนี้ชัดขึ้นผู้เขียนจะลองตั้งคำถามชี้นำเป็นตัวอย่าง เช่น ถ้าโครงการล้มเหลว เพราะการจัดการไม่ดี น่าจะต้องตั้งคำถามกันว่า แล้วอะไรเป็นสาเหตุให้การจัดการไม่ดี หรือ ถ้าโครงการล้มเหลวเพราะ งบประมาณไม่สมเหตุสมผล คำถามก็น่าจะเป็นว่า แล้วอะไรเป็นสาเหตุให้งบประมาณไม่สมเหตุสมผล เป็นต้น ตัวผู้เขียนเองก็มีประสบการณ์กับโครงการที่มีปัญหาบ้างเหมือนกัน บางส่วนเป็นความรับผิดชอบของตัวเองโดยตรง บางส่วนเป็นการรับทราบเรื่องของผู้อื่น ซึ่งทั้งหมดนั้นถือเป็นบทเรียน เรื่องราวความล้มเหลวจะมีประโยชน์ใช้เป็นบทเรียนได้จริงก็ต่อเมื่อ เราได้ทบทวนทำความเข้าใจกับมันอย่างจริงจัง ผู้เขียนใช้วิธีทำความเข้าใจกับปัญหาที่เคยเกิดขึ้นตามแนวคิดข้างต้น สรุปเป็น ความผิดพลาด 7 ประการ ที่พบได้บ่อยในการบริหารโครงการ ดังนี้ครับ บุคลากรไม่เหมาะกับงาน ... การมอบหมายงานเป็นหน้าที่ของทีมบริหาร เป็นงานพื้น ๆ เข้าใจไม่ยาก จะให้ใครทำก็วางตัวไป แต่ขั้นตอนนี่แหละที่เป็นจุดวิกฤต ชี้เป็นชี้ตาย  เพราะงานเดินไปได้ด้วยคน ถ้าได้คนที่เหมาะสมปัญหาที่อาจจะมีก็จะเป็นแค่เรื่องธรรมดาที่โครงการจะผ่านไปได้ ถ้าคนไม่เหมาะกับงาน ข้อขัดข้องธรรมดาจะกลายเป็นปัญหาใหญ่ นำไปสู่ความล้มเหลวได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งตำแหน่ง ผุ้จัดการโครงการ ทีมบริหารจะต้องพิจารณาอย่างละเอียดถี่ถ้วนให้มากที่สุด ...

เคล็ดลับ 10 ประการสำหรับทีมบริหารโครงการ

เวปไซต์ PROJECTMANAGERS.NET ได้เผยแพร่บทความที่น่าสนใจ เกี่ยวกับผลการสำรวจความเห็นสมาชิกในทีมโครงการ เพื่อรวบรวมวิธีการบริหารโครงการให้ราบรื่นตั้งแต่ต้นจนจบ เห็นว่าข้อมูลนี้น่าสนใจและน่าจะเป็นประโยชน์ต่อท่านที่ทำงานโครงการ จึงได้เรียบเรียงมานำเสนอไว้เป็นความรู้ หรืออาจใช้เป็นแนวทางพัฒนาการบริหารโครงการในองค์กรที่ท่านปฏิบัติงานอยู่ก็ได้ สรุป เคล็ดลับ 1o ประการที่จะทำให้โครงการราบรื่นตั้งแต่ต้นจนจบ ดังนี้ครับ 1) บุคลากรเหมาะสมกับงาน : เป็นเรื่องสำคัญมากที่จะต้องมีบุคลากรเหมาะสมกับงาน ควรทำรายการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจทีมงานโครงการมีทักษะและความสามารถที่จะทำงานให้บรรลุเป้าหมายโครงการได้ แม้ว่าจะเป็นเรื่องยากที่จะทำให้ได้บุคลากรที่มีคุณสมบัติทั้งทางด้าน ทักษะ ความรู้ และความสามารถ อยู่ในตัวอย่างสมดุล แต่ก็เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อทำให้โครงการเป็นไปตามแผนงานอย่างราบรื่น 2) มีผู้จัดการโครงการ : มอบหมายหน้าที่ผู้จัดการโครงการให้กับบุคลากรที่มีทักษะและสามารถกระตุ้นให้ทีมงานโครงการปฏิบัติงานบรรลุเป้าหมายได้ แนะนำให้ใช้ผู้ที่มีประสบการณ์และมีความรู้เกี่ยวกับแนวคิดในการบริหารโครงการ 3) การสื่อสาร : การส่งข้อมูลข่าวสารและการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ไปยังทีมงานโครงการเป็นเรื่องสำคัญ แต่ละคนในทีมงานอาจถนัดการสื่อสารแตกต่างกัน ดังนั้นถ้าเป็นไปได้ควรมีวิธีการสื่อสารที่เข้ากับแต่ละบุคคลเพื่อให้ทีมงานมีความสะดวกและมีความมั่นใจ 4) ช่องทางการสื่อสาร : เปิดช่องทางการสื่อสารและระบบที่จะส่งข่าวสารและการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ออกไปยังทีมงาน ช่องทางการสื่อสารจะต้องเข้าถึงได้ง่ายและมีความแม่นยำ เพื่อสร้างความมั่นใจว่าการส่งข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ 5) กำหนดเป้าหมายร่วมกัน : การอธิบายที่มาและประโยชน์ที่จะได้รับจากการดำเนินโครงการให้ทีมงานทราบเป็นการปูพื้นฐานสำหรับแผนโครงการ เป็นเรื่องสำคัญที่ทีมโครงการต้องสนับสนุนอย่างเต็มที่ตลอดโครงการ และวิธีที่จะทำให้ทีมโครงการทำอย่างนั้นได้ก็สำคัญเช่นกัน 6) ความยืดหยุ่น : ทีมงานและตัวผู้จัดการโครงการเองจำเป็นต้องมีความยืดหยุ่นและมีเหตุผลเพื่อตอบสนองความต้องการของโครงการ 7) ...

การสื่อสารในโครงการ … เรื่องสำคัญที่คนทำโครงการควรสนใจ

ทำงานโครงการมานับไม่ถ้วน ในบทบาทต่าง ๆ กันไป สิ่งหนึ่งที่เห็นได้ชัดว่าจะมีผลต่อความราบรื่น ในการดำเนินโครงการ บางครั้งมีผลต่อความสำเร็จของโครงการเลยทีเดียว ก็คือ การสื่อสาร (Communication)  การสื่อสารในการบริหารโครงการสำหรับผู้เขียน หมายถึง การรับส่งข้อมูลระหว่างกันภายทีมงานโครงการ และระหว่างโครงการกับผู้ที่เกี่ยวข้องภายนอกโครงการทั้งหมด เช่น คู่สัญญาในฐานะเจ้าของโครงการ ผู้ส่งมอบเครื่องมือ วัสดุ หน่วยงานที่เป็นเจ้าของสถานที่หรือข้อมูลที่โครงการต้องใช้ เป็นต้น จะว่าไปแล้วการสื่อสารก็คือรูปแบบหนึ่งของการประสานงาน เป็นเครื่องมือที่มีความสำคัญต่อการบริหารโครงการ เพราะการทำงานโครงการคือการทำงานโดยการสอดประสานกันของหลาย ๆ คน หลาย ๆ ฝ่าย ถ้าไม่รู้เรื่อง ไม่เข้าใจกัน คงเป็นได้ยากที่โครงการนั้นจะสิ้นสุดลงด้วยดี ผู้ที่เกี่ยวข้องในโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งตัวผู้จัดการโครงการเอง ควรที่จะตระหนักถึงความสำคัญของการสื่อสารในโครงการ และพยายามจัดการสื่อสารให้มีระบบระเบียบที่ดี ... ผู้เขียนใคร่ขอนำเสนอ ข้อควรคิดต่อการสื่อสารในโครงการ ตามทัศนะของผู้เขียนเอง ดังนี้ครับ การประชุม การประชุมเป็นการสื่อสารอย่างมีแบบแผน จะเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็สุดแล้วแต่ผู้จัดประชุม แล้วแต่สถานะการณ์ การประชุมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการบริหารโครงการ ผู้จัดการโครงการควรจัดให้มีการประชุมโครงการอย่างสม่ำเสมอ ที่ใคร่ขอเสนอแนะก็คือ ควรกำหนดจัดประชุมตามกำหนดการสำคัญของโครงการ และ จัดประชุมตามช่วงระยะเวลา การจัดประชุมตามกำหนดการสำคัญ ที่ควรจะยึดถือเป็นหลักไว้ก่อนก็คือ เปิดโครงการ ประชุมตามงวดงาน และการประชุมปิดโครงการ ส่วนจะมากกว่านี้อีกหรือไม่ ...