8 ข้อควรคิด … การประชุมติดตามสถานะโครงการ

Meetingไม่ได้เขียนถึงหัวข้อในด้าน Project Management  มานาน … ครานี้ขอสักเรื่อง เลือกเรื่องพื้นฐานที่สุดที่มักจะถูกมองข้าม คือ Project Status Meeting หรือ การประชุมติดตามสถานะโครงการ บางทีก็รู้จักกันว่าเป็น การประชุมติดตามความก้าวหน้า จะเรียกอย่างไรก็แล้ว ถ้าวัตถุประสงค์เพื่อให้รู้ว่า เป็นอย่างไร คืบหน้าถึงไหน ก็คือการประชุมแบบเดียวกัน 

ที่บอกว่า การประชุมประเภทนี้ ถูกมองข้าม หมายถึงว่า ผู้เขียนพบว่า ผู้จัดการโครงการไม่ค่อยให้ความสำคัญโดยอาจจะไม่ค่อยสนใจจัดประชุม หรือไม่ก็จัดประชุมแต่ไม่มีแบบแผนดีพอ ทำให้เสียเวลาไปโดยไม่ได้ประโยชน์เท่าที่ควร ทั้งที่การประชุมแบบนี้เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในติดตามสถานะโครงการ ผู้เขียนมีข้อคิดในการประชุมติดตามสถานะโครงการมานำเสนอให้คุณผู้อ่านที่ทำงานโครงการลองพิจารณาดูว่า ควรจะนำไปประยุกต์ใช้ในงานได้บ้างหรือไม่ครับ

1. วัตถุประสงค์ (Purpose) : บ่งชี้ให้ชัด ๆ ให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนรับทราบตรงกันว่า วัตถุประสงค์การประชุมคืออะไร ถึงตรงนี้ผู้อ่านบางท่านอาจจะเริ่มนึกได้ว่า ในเมื่อเป็นการประชุมติดตามสถานะโครงการ วัตถุประสงค์ก็ชัดเจนอยู่แล้วซิ จะต้องชี้ชัด ๆ ทำไมอีก … ผู้เขียนขออธิบายอย่างนี้ครับ ประการที่หนึ่ง วัตถุประสงค์แม้จะชัดเจนก็ต้องย้ำให้เห็นผ่านตาซ้ำ ๆ ว่าคืออะไร ประการที่สอง ท่านที่มีประสบการณ์การทำงานโครงการจะทราบดีว่า ระหว่างที่โครงการดำเนินไป จะมีเรื่องราวต่าง ๆ เกิดขึ้น บางเรื่องก็คาดการณ์ บางเรื่องก็เป็นเรื่องคาดไม่ถึง ดังนั้น จะต้องมีวัตถุประสงค์บางข้อที่เพิ่มเติม เปลี่ยนแปลง ไปตามช่วงเวลา ซึ่งผู้จัดการโครงการควรใช้เวลาใคร่ครวญเพื่อกำหนดวัตถุประสงค์การประชุมเพิ่มเติมเปลี่ยนแปลงให้สอดคล้องสถานะการณ์

2. ผู้เข้าร่วมประชุม (Attendance) : การประชุมติดตามสถานะโครงการทุกครั้ง ผู้จัดการโครงการต้องแน่ใจว่าผู้ที่ควรจะต้องเข้าร่วมประชุมได้รับแจ้งครบถ้วน เพื่อให้ได้ข้อมูลสถานะโครงการครบถ้วนรอบด้าน ข้อนี้ก็คล้าย ๆ กับข้อ 1. คือ นอกจากการประชุมแต่ละครั้งจะมีตัวยีนที่ต้องเข้าร่วมประชุมอยู่แล้ว บางครั้งอาจจะต้องเชิญคนอื่นที่มีส่วนสำคัญในแต่ละช่วงเวลาของโครงการเข้าร่วมด้วย

3. หัวข้อการประชุม (Issues) : ผู้จัดการโครงการจะต้องกำหนดหัวข้อการประชุมให้ชัดเจน และแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้า เพื่อที่ว่าผู้ที่รับผิดชอบในแต่ละเรื่องจะได้เตรียมข้อมูลได้อย่างครบถ้วนก่อนการประชุม

4. บ่งชี้ปัญหาอุปสรรค (Indentify Problems) : ผู้จัดการโครงการควรบ่งชี้ปัญหาที่จะยกขึ้นมาหารือร่วมกันให้ชัดเจน ตรงไปตรงมา และถ้ากำหนดเป็นหัวข้อการประชุมด้วยซะเลยล่วงหน้าก่อนการประชุมยิ่งดี การประชุมติดตามสถานะโครงการเป็นโอกาสให้ทีมงานรับรู้และทำความเข้าใจกับปัญหาร่วมกัน และเป็นโอกาสในการหารือสรุปแนวทางแก้ปัญหาได้ในคราวเดียวกัน

5. กำหนดเวลา (Time) : การประชุมติดตามสถานะโครงการ ควรจัดให้มีขึ้นอย่างสม่ำเสมอ และปรับเปลี่ยนความถี่ห่างให้สอดคล้องกับสถาะการณ์ กล่าวคือ ควรกำหนดวันเวลาประชุมที่แน่นอนในแต่ละช่วงเวลา เช่น ทุกวันจันทร์ 9 โมงเช้า หรือ ทุกวันพุธที่ 2 และ 4 ของเดือน เวลา 10 โมงเช้าเป็นต้น เพื่อที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้จัดเวลาเข้าร่วมประชุมได้สะดวกขึ้น เพราะกำหนดไว้ชัดเจนล่วงหน้า ส่วนการปรับความถี่ห่าง หมายถึงว่า ผู้จัดการโครงการควรพิจารณาด้วยว่าช่วงใดควรประชุมถี่ ๆ เพราะสถานะโครงการค่อนข้างวิกฤต และช่วงใดไม่ควรถี่มาก เพราะลักษณะงานไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลง ต้องให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมทราบกำหนดเวลานัดหมายประชุมล่วงหน้าพอสมควร

6. การดำเนินการประชุม (During the meeting) : ผู้จัดการโครงการควรควบคุมการประชุมให้อยู่ในกรอบหัวข้อการประชุม และกรอบเวลาที่ได้กำหนดเอาไว้ก่อนหน้า ผู้เขียนแนะนำว่าถ้าเกิดประเด็นสำคัญยิ่ง แต่นอกเหนือหัวข้อการประชุม ให้จัดการนัดหมายใหม่เพื่อถกในประเด็นนั้นเป็นการเฉพาะ

7. ปิดประชุม (The end) : เผื่อเวลาไว้พอประมาณก่อนจบการประชุม เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ถามตอบกันในทีมงาน ผู้จัดการโครงการควรมีเวลาสรุปสาระสำคัญสั้น ๆ ทั้งหมดก่อนปิดประชุม

8. ภายหลังการประชุม (Follow up) : บันทึกการประชุมและข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ควรส่งถึงมือเข้าร่วมประชุมเร็วที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ ควรติดตามเอกสารข้อมูลหรือการดำเนินการใดที่ผู้เข้าร่วมประชุมอาจได้รับมอบหมายให้ดำเนินการให้แล้วเสร็จตามเวลาที่กำหนด

การประชุมติดตามสถานะโครงการ เป็นโอกาสให้สมาชิกในโครงการได้มีโอกาสแสดงความเห็นและให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการบริหารโครงการ เวลาและทรัพยากรต่าง ๆ ที่ใช้ไปเพื่อจัดให้มีการประชุมจึงไม่สูญเปล่า ปัญหาต่าง ๆ จะได้รับการใส่ใจและแก้ไข ผู้บริหารโครงการจะได้รับข้อมูลที่มีประโยชน์เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจในกรณีต่าง ๆ การประชุมติดตามสถานะโครงการ จึงเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพต่อการบริหารโครงการอย่างยิ่ง ผู้จัดการโครงการจึงไม่ควรละเลยหรือมองข้ามการประชุมประเภทนี้ครับ

__________

Contact Me

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: