เคล็ดลับ Gmail : 10 Tips การใช้ Gmail แบบเทพ ๆ

ArthitOnline Blog เคยนำเสนอบทความเรื่อง เคล็ดลับ : 10 tips การใช้ Google Calendar แบบเทพ ๆ ไปเมื่อเดือนกุมภาพันธ์ 2555 ที่ผ่านมา ปรากฏว่าได้รับการตอบรับอย่างกว้างขวาง หลายท่านแจ้งกลับมาว่ามีประโยชน์มากได้นำไปใช้กันจริง ๆ ผู้เขียนยินดีเป็นอย่างยิ่ง คิดว่าที่เป็นเช่นนี้ก็เพราะ Google Calendar เป็นสิ่งที่หลายท่านใช้งานกันอยู่แล้ว เมื่อมีเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่ช่วยให้ใช้งานได้ดีขึ้น จึงเกิดประโยชน์จริง ๆ จัง ๆ ดังนั้น Gmail ก็น่าจะเป็นเช่นเดียวกัน ถ้านำเสนอเทคนิคการใช้งานพิเศษเท่าที่พอจะทราบ คงจะมีประโยชน์กับผู้อ่าน

อย่างไรก็ตาม ผู้เขียนได้นำเสนอบทความที่เป็นเคล็ดลับ หรือเทคนิคการใช้ Gmail แล้วหลายบทความ บทความนี้จึงเป็นการรวบรวมเรื่องอื่น ๆ เพิ่มเติมในส่วนที่ไม่ซ้ำกับที่เคยเสนอไปแล้ว ดังนี้ครับ

1) ใส่รูปให้ Gmail

ถ้าเราใส่รูปไว้ใน Gmail เมื่อคนอื่น วางตัวชี้ (pointer) ไว้บนชื่อเราในหน้า Mail หรือหน้า Contacts … Gmail ก็จะแสดงรูปของเราขึ้นมาให้เห็น วิธีการใส่รูปทำได้โดยเข้าไปที่ gear icon  -> Settings -> General Tab -> My picture โดยคุณจะเลือกรูปจากคอมพิวเตอร์ จาก Picasa หรือ จาก Google Profile ของคุณก็ได้

2) แจ้งเตือนมีอีเมลล์ใหม่เข้า ที่หน้าจอ

คุณสามารถกำหนดให้ Gmail แจ้งเตือนที่หน้าจอ เมื่อมีอีเมลล์ใหม่เข้ามา โดยการเข้าไปตั้งค่าที่ gear icon  -> Settings -> General Tab -> Desktop Notifications ซึ่งคุณจะสามารถเลือกกำหนดเตือนเฉพาะอีเมลล์สำคัญ หรือทุกอีเมลล์ก็ได้ นอกจากนั้นยังสามารถกำหนดให้แจ้งว่ามี Chat เข้ามาได้ด้วย

3) บริหารจัดการกล่อง Inbox ด้วยการใช้ sub-labels

คุณสามารถบริหารจัดการอีเมลล์ในกล่อง Inbox ให้เป็นระบบระเบียบได้ด้วยการใช้ label และ sub-labels โดยการคลิกที่ Create new label ซึ่งอยู่ในคอลัมภ์ทางซ้ายของหน้า Gmail เมื่อคลิกที่เมนูนี้แล้ว Gmail จะขึ้นกล่องให้กำหนด label และสามารถกำหนดได้ด้วยว่าจะให้ label ที่สร้างใหม่นี้เป็น sub-label ของตัวอื่นหรือไม่ โดยการตั้งค่าที่กล่อง Nest label under ด้านล่าง จากตัวอย่างในรูปผู้เขียนสร้าง sub-label ชื่อ Training ที่อยู่ภายใต้ label ชื่อ Personnel (Personnel/Training)

4) ใช้ Gmail โดยไม่ต้องต่ออินเตอร์เนต

คุณสามารถใช้ Gmail โดยที่คอมพิวเตอร์ของคุณไม่ได้ต่ออินเตอร์เนตได้ โดยการติดตั้งแอพที่ชื่อ Offline Google Mail  จาก Chrome เว็บสโตร์ … UI ของแอพแตกต่าง Gmail บนเบราเซอร์ ดูกะทัดรัดแนวแอพบน Mobility Device ใช้งานง่าย ถ้าคุณทำงานแบบออฟไลน์ แอพจะอัพเดตให้เองโดยอัตโนมัติเมื่อออนไลน์

5) บันทึกข้อความโดยใช้ร่างอีเมลล์ (draft)

คุณอาจใช้ Cloud Storage ของ Gmail ให้เป็นประโยชน์มากขึ้น ด้วยการใช้เก็บบันทึกของคุณ วิธีการก็คือ เปิดหน้า Compose Mail แล้วบันทึกข้อความ หรือ คัดลอก (copy/cut) จากที่อื่นมาวาง (paste) ตามที่ต้องการ เมื่อเสร็จแล้วคลิกที่ปุ่ม Save Now บันทึกของคุณจะถูกจัดเก็บไว้ใน Drafts ซึ่งคุณจะเรียกขึ้นมาดูเมื่อไหร่ก็ได้

6) การปรับรูปแบบหน้า Inbox

คุณสามารถปรับการแสดงรายการอีเมลล์ในหน้า Inbox ให้แบบที่คุณต้องการได้โดยการเข้าไปตั้งค่า Inbox Type ซึ่งจะทำให้คุณสามารถโฟกัสไปที่อีเมลล์ที่คุณสนใจ เช่น ถ้าคุณตั้งค่าเป็น Unread ส่วนอีเมลล์ที่เป็น Unread จะแสดงเป็นกลุ่มไว้ตอนบนสุดของหน้า Inbox หรือ ถ้าคุณตั้งค่าเป็น Priority Inbox อีเมลล์จะถูกแบ่งกลุ่มเป็น Importance and Unread, Starred และ Everything Else เรียงลำดับลงมา เป็นต้น ซึ่งคุณเองสามารถทีจะเปลี่ยนแปลงรูปแบบเมื่อไหร่ก็ได้ตามที่ต้องการ

การตั้งค่าโดยเข้าไปที่ gear icon  -> Settings -> Inbox Tab -> Inbox Type 

7) การนำเข้าอีเมลล์และ Contacts จากอีเมลล์อื่น

ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนจาก Yahoo Hotmail หรือ AOL มาใช้ Gmail และต้องการจะใช้งาน Gmail ที่เดียว ไม่อยากจะวุ่นวายดูอีเมลล์จากสองที่ Gmail มีเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณ Import อีเมลล์และรายชื่อติดต่อ (Contacts) เข้ามาโดยการตั้งค่าที่ gear icon  -> Settings -> Account and Import Tab -> Import Mails and Contacts ที่ต้องทราบก็คือ อีเมลล์ที่ Import มายอมให้เฉพาะที่ย้อนหลังไม่เกิน 30 วัน และวิธีนี้ใช้กับ Gmail Account ด้วยกันไม่ได้ครับ

8) การใช้ Filters ควบคุมอีเมลล์ที่เข้ามา

Gmail มีเครื่องมือที่เรียกว่า Filters ให้คุณใช้ควบคุมอีเมลล์ที่เข้ามาใน Inbox โดยคุณสามารถกำหนดไว้ก่อนล่วงหน้าว่า จะให้อีเมลล์ที่องค์ประกอบตามที่กำหนด ได้รับการจัดการ เช่น Label, Skip Inbox, Delete, Star เป็นต้น คุณสามารถตั้งค่า Filters ได้โดยเข้าไปที่ gear icon  -> Settings -> Filters Tab -> คลิกที่ Create a new filter

9) การใช้คีย์ลัด

คีย์ลัดช่วยให้คุณใช้งาน Gmail ได้เร็วขึ้น (ถ้าจำได้ ^^) แต่ก่อนจะใช้งานคุณสมบัตินี้ ต้องเข้าไปตั้งค่าซะก่อนที่ gear icon  -> Settings -> General Tab -> Keyboard shortcuts: เลือก Keyboard shortcuts on คีย์ลัดที่ผู้เขียนใช้บ่อย เช่น c เปิดหน้า Compose mail, / ไปที่กล่อง Search, o เปิดอีเมลล์, r reply mail เป็นต้น ถ้าต้องการจะดูรายการคีย์ลัดทั้งหมด กด ? ดูได้เลยครับ

10) Sign out จากระยะไกล

ถ้าคุณเปิด Gmail จากคอมพิวเตอร์อื่น ๆ หลายเครื่อง (เช่น เครื่องในร้านอินเทอร์เนตคาเฟ่ เป็นต้น) แล้วเกิดความรู้สึกไม่แน่ใจว่าได้ Sign out ไปแล้วหรือยัง ไม่ต้องกังวลให้มากไปครับ มาที่เครื่องของคุณไปที่ท้ายสุดทางมุมขวาของหน้า Inbox คลิกที่ Details จะขึ้นหน้า Activity information มาให้ ให้คลิกปุ่ม Sign out all other sessions เป็นอันหมดปัญหา … แต่ทางที่ดี อย่าลืม Sign out เป็นดีที่สุดครับ 🙂

__________

บทความที่เกี่ยวข้อง

1) เคล็ดลับ Gmail : ช่องแสดงตัวอย่างจดหมาย (Preview Pane)
2) เคล็ดลับ Gmail : ติดดาวให้จดหมาย (Star)
3) ทดสอบ Offline Google Mail – Gmail App จาก Chrome Web Store
4) เคล็ดลับ Gmail : การซ่อนกล่องข้อความ “Send Feedback” ใน Gmail New Look
5) เคล็ดลับ Gmail : เปลี่ยน Attachment Icons ตามชนิดไฟล์
6) เคล็ดลับ Gmail : ย้าย Attachment Icons มาไว้ข้างหน้า
7) เคล็ดลับ Gmail : แสดงข้อมูลผู้ติดต่อในหน้าเมลล์
8) เคล็ดลับ Gmail : เมนูแบบ Button – เมนูแบบ Text
9) เคล็ดลับ Gmail : ติดดาว ติดป้ายกำกับ ก่อนส่ง Email
10) อัพเดตใหม่แอพ Gmail บน Honeycomb Tablet ใกล้เคียง ICS
11) Gmail ปรับปรุงระบบค้นหา Email ใช้กับภาษาไทยได้แล้ว
12) เคล็ดลับ Gmail : คุณสมบัติใหม่ล่าสุด กำหนด Theme ในแบบของคุณเอง
13) เคล็ดลับ Gmail : การใส่ไฟล์แนบทีละหลายไฟล์แบบเร็ว ๆ

__________

ติดต่อผู้เขียน

  1. […] บทความที่เกี่ยวข้อง เคล็ดลับ Gmail : 10 Tips การใช้ Gmail แบบเทพ ๆ […]

    Reply

  2. สวัสดีค่ะ รบกวนสอบถาม ในส่วนของการใช้ Gmail เนื่องจากว่า
    ตอนนีั้ Email มันค่อนข้างที่จะซ้อนกัน เช่น เมวที่ส่งๆ เข้ามาและ Topic เดิม แล้วมักจะซ้อน
    ตรงนี้สามารถแก้ไขอย่างไรได้บ้างคะ

    Reply

    1. ผมไม่ใคร่เข้าใจประเด็นคำถามสักเท่าไหร่ การที่ Mail จัดกลุ่มตาม Mail หลักที่ Reply ไปมา ในลักษณะคล้าย ๆ Chatting อันที่จริงถือเป็นนวัตกรรมทันสมัย ทำให้ผู้ใช้สามารถ follow up เรื่องราวได้ โดยส่วนตัวผมใช้ประโยชน์จากคุณสมบัตินี้เป็นอย่างมาก ถ้า Email บน Topic เดียวกันกระจัดกระจายอยู่บน Inbox ไม่จัดกลุ่ม แบบ Email สมัยก่อน อันนี้น่าจะวุ่นวายไม่น้อย … เป็นประโยชน์ จึงไม่เห็นว่าจะต้องไปแก้ไขอะไร … ผมไม่แน่ใจว่าที่ตอบ ตรงกับคำถามหรือไม่ … ผู้อ่านท่านอื่น มีความเห็นว่าอย่างไรบ้างครับ ช่วยกันแลกเปลี่ยนความเห็นกับ ผู้ตั้งคำถามท่านนี้ซะหน่อย จะเป็นการดียิ่ง

      Reply

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: