ความผิดพลาด 7 ประการ ที่พบได้บ่อยในการบริหารโครงการ

เมื่อโครงการล้มเหลว เต็มไปด้วยปัญหา ข้อวิพากษ์ถึงสาเหตุที่เรามักจะได้ยินกันเสมอ ก็คือ การวางแผนและการจัดการไม่ดี หรือไม่ก็ งบประมาณและเวลาไม่สมเหตุสมผล  ผู้เขียนเชื่อว่าแม้สาเหตุเหล่านี้จะถูกต้อง แต่ก็น่าจะมีสาเหตุมาจากความผิดพลาดพื้นฐานกว่านี้หลาย ๆ ประการรวมกัน จะเรียกว่า ความผิดพลาดอันเป็นสาเหตุของปัญหา ก็คงจะได้ เพื่อให้เข้าใจประเด็นนี้ชัดขึ้นผู้เขียนจะลองตั้งคำถามชี้นำเป็นตัวอย่าง เช่น ถ้าโครงการล้มเหลว เพราะการจัดการไม่ดี น่าจะต้องตั้งคำถามกันว่า แล้วอะไรเป็นสาเหตุให้การจัดการไม่ดี หรือ ถ้าโครงการล้มเหลวเพราะ งบประมาณไม่สมเหตุสมผล คำถามก็น่าจะเป็นว่า แล้วอะไรเป็นสาเหตุให้งบประมาณไม่สมเหตุสมผล เป็นต้น

ตัวผู้เขียนเองก็มีประสบการณ์กับโครงการที่มีปัญหาบ้างเหมือนกัน บางส่วนเป็นความรับผิดชอบของตัวเองโดยตรง บางส่วนเป็นการรับทราบเรื่องของผู้อื่น ซึ่งทั้งหมดนั้นถือเป็นบทเรียน เรื่องราวความล้มเหลวจะมีประโยชน์ใช้เป็นบทเรียนได้จริงก็ต่อเมื่อ เราได้ทบทวนทำความเข้าใจกับมันอย่างจริงจัง ผู้เขียนใช้วิธีทำความเข้าใจกับปัญหาที่เคยเกิดขึ้นตามแนวคิดข้างต้น สรุปเป็น ความผิดพลาด 7 ประการ ที่พบได้บ่อยในการบริหารโครงการ ดังนี้ครับ

  1. บุคลากรไม่เหมาะกับงาน … การมอบหมายงานเป็นหน้าที่ของทีมบริหาร เป็นงานพื้น ๆ เข้าใจไม่ยาก จะให้ใครทำก็วางตัวไป แต่ขั้นตอนนี่แหละที่เป็นจุดวิกฤต ชี้เป็นชี้ตาย  เพราะงานเดินไปได้ด้วยคน ถ้าได้คนที่เหมาะสมปัญหาที่อาจจะมีก็จะเป็นแค่เรื่องธรรมดาที่โครงการจะผ่านไปได้ ถ้าคนไม่เหมาะกับงาน ข้อขัดข้องธรรมดาจะกลายเป็นปัญหาใหญ่ นำไปสู่ความล้มเหลวได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งตำแหน่ง ผุ้จัดการโครงการ ทีมบริหารจะต้องพิจารณาอย่างละเอียดถี่ถ้วนให้มากที่สุด แน่นอนครับเมื่่อกำหนดตัวผู้จัดการโครงการที่เหมาะสมแล้ว ก็ต้องกำหนดตัวตำแหน่งอื่น ๆ ให้เหมาะสมด้วยเช่นกัน เพราะผู้จัดการโครงการไม่ได้ทำงานคนเดียว มีแต่ผู้จัดการโครงการที่เก่ง แต่ตำแหน่งอื่นไม่มีบุคลากรที่เหมาะสมเลย ย่อมไปไม่รอดเหมือนกัน
  2. ขาดการบริหารขอบเขตงาน … ข้อนี้มีหลายแง่มุมที่ต้องพิจารณา ประการที่หนึ่ง เริ่มโครงการโดยทีมงานบริหารไม่รู้ขอบเขตงานชัดเจน อะไร อะไร ที่ตามมาก็ย่อมไม่ชัดเจนไปด้วย และมักจะมีแนวโน้มไปในทางขาดมากกว่าเกินเสมอ ประการที่สอง ทีมบริหารรู้ขอบเขตงานชัดเจน ผู้จัดการโครงการที่รับงานก็ชัดเจน แต่ทีมงานไม่ชัดเจน ลองคิดดูซิครับว่าคนลงมือเอง ไม่รู้ขอบเขตงานจริง ๆ จะเกิดอะไรขึ้นได้บ้าง ประการที่สาม ขอบเขตงานเปลี่ยนแปลงภายหลัง อันที่จริงเรื่องนี้ไม่ใช่ตัวปัญหา เป็นธรรมชาติของโครงการด้วยซ้ำไป แต่การขาดความสามารถในการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงขอบเขตงานนี่แหละที่เป็นปัญหา
  3. แผนงานไม่ดี … แผนงานโครงการไม่ได้รับการใส่ใจ ไม่มีความละเอียดถี่ถ้วนเพียงพอ กิจกรรมที่ต้องทำไม่ครบถ้วน ไม่ครอบคลุมขอบเขตงาน ประมาณเวลาผิดพลาด ไม่สมเหตุสมผล แผนการเงิน ไม่สอดคล้องกับความเป็นจริง ไม่ชัดเจนพอ ไม่มีแผนที่ควรจะมี เมื่อได้เห็นแผนงานแบบนี้ ผู้เขียนสงสัยทุกครั้งว่าบริหารกันไปได้อย่างไร
  4. ผู้จัดการโครงการ – เจ้านาย … ถ้าเมื่อไหร่มีผู้จัดการโครงการปฏิบัติหน้าที่แบบเจ้านาย หรือเอาคนเป็นเจ้านายในองค์กรมาอยู่ในตำแหน่งผู้จัดการโครงการ เป็นสัญญาณของปัญหาแล้วละครับ เพราะผู้จัดการโครงการคนนี้จะไม่ทำหน้าที่จริง เสียตำแหน่งในโครงการไปโดยใช่เหตุ โอกาสรอดโครงการอยู่ที่คนที่รองลงมา อาจจะเป็นผู้ช่วยผู้จัดการโครงการหรือไม่ก็ผู้ประสานงานโครงการ ถ้าเก่งก็พอจะผ่านไปได้ บางโครงการดูเหมือนดีเพราะใช้อำนาจระดมทรัพยากร ความสนใจของบุคลากรมาลงที่โครงการที่ตัวเองมีตำแหน่ง แต่ปัญหาจะไปเกิดกับโครงการอื่น งานอื่น ที่ขาดการให้ความสำคัญ และถ้าดูลึก ๆ ไปแล้วโครงการที่มีผู้จัดการโครงการแบบนี้มักจะมีปัญหาเรื่องแผนการเงินเพราะใช้ทรัพยากรตามใจไม่ใช่ตามแผน บางครั้งมีปรากฏการณ์ทำลายขวัญกำลังใจเป็นผลข้างเคียง เกิดจาก จู้จี้เกินเหตุ ไม่ลงมือทำอะไรจริง แต่พูดมาก เพื่อรักษาหน้าตาตัวเอง
  5. ประมาณการต่ำกว่าที่ควรจะเป็น …. โครงการจะต้องเริ่มเดินหน้า ด้วย ทรัพยากร เวลา และงบประมาณ ที่เหมาะสมตามความเป็นจริง ประเด็นนี้เป็นความรับผิดชอบของทีมผู้บริหารและผู้จัดการโครงการ จะต้องประเมินเงื่อนไข ต่าง ๆ อย่างปราณีต ถี่ถ้วน ก่อนจะตัดสินใจเริ่มโครงการ
  6. ละเลยปัญหาที่เห็นตรงหน้า … เห็นปัญหาอยู่แล้ว แต่ไม่ใส่ใจแก้ไข หรือรับมือแบบขอไปที ไม่ให้ความสำคัญ จะด้วยเหตุผลอะไรก็แล้วแต่ ผู้เขียนใคร่เสนอแนะ ถ้าไม่แน่ใจว่าปัญหาที่โผล่มาให้เห็นเป็นปัญหาประเภทใช้เวลาเยียวยาก็ได้ จงอย่ามองข้ามเด็ดขาดจะต้องมองหาสาเหตุและหาทางแก้ไขทันที ก่อนที่จะบานปลายจนเกินเยียวยา
  7. ขาดการควบคุม … การขาดการควบคุมทำให้แผนงานเป็นสิ่งที่ไร้ค่า ไม่รู้ว่างานเป็นไปตามแผนหรือไม่ ผู้จัดการโครงการจะไม่มีทางทราบสถานะของงานตามความเป็นจริง เพราะในการบริหารโครงการสถานะของงานคือการเปรียบเทียบกับแผน แค่รู้ว่าทำอะไร ขนาดไหน ไม่มีความหมาย ถ้าบอกไม่ได้สอดคล้องกับแผนหรือไม่ อย่างไร

พินิจพิเคราะห์ความผิดพลาดทั้ง 7 ประการ มีความนัยหนึ่งแฝงอยู่ ใคร่จะชี้ให้เห็นชัด ๆ ซะเลยว่าปัญหาเหล่านี้ถ้าจะหาผู้รับผิดชอบ ผุ้เขียนขอฟันธงตรง ๆ ไปเลยครับว่าหมายเลขหนึ่งคือ ทีมผู้บริหาร หมายเลขสองคือ ผู้จัดการโครงการ เพราะถ้าการบริหารมีประสิทธิภาพ ทุกอย่างเป็นไปตามแบบแผนที่ควรจะเป็น ความผิดพลาดทั้ง 7 ประการก็ไม่น่าจะเกิดขึ้นได้ ดังนั้น ถ้ามีโครงการที่ล้มเหลวเกิดขึ้นบ่อย ๆ ในองค์กร ที่ก็ต้องมองหาเร่งด่วน คือ จุดอ่อนในการบริหารนี่แหละครับ

There is a big difference between an excuse and an explanation. Excuses are unacceptable. Explanations are not.

– James P. Lewis

บทความที่เกี่ยวข้อง : คุณลักษณะของ Project Manager

__________

Arthit T. (8/6/2012)
Twitter : @ArthitOnline
Google+ : http://gplus.to/ArthitOnline

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: