การสื่อสารในโครงการ … เรื่องสำคัญที่คนทำโครงการควรสนใจ

ทำงานโครงการมานับไม่ถ้วน ในบทบาทต่าง ๆ กันไป สิ่งหนึ่งที่เห็นได้ชัดว่าจะมีผลต่อความราบรื่น ในการดำเนินโครงการ บางครั้งมีผลต่อความสำเร็จของโครงการเลยทีเดียว ก็คือ การสื่อสาร (Communication) 

การสื่อสารในการบริหารโครงการสำหรับผู้เขียน หมายถึง การรับส่งข้อมูลระหว่างกันภายทีมงานโครงการ และระหว่างโครงการกับผู้ที่เกี่ยวข้องภายนอกโครงการทั้งหมด เช่น คู่สัญญาในฐานะเจ้าของโครงการ ผู้ส่งมอบเครื่องมือ วัสดุ หน่วยงานที่เป็นเจ้าของสถานที่หรือข้อมูลที่โครงการต้องใช้ เป็นต้น จะว่าไปแล้วการสื่อสารก็คือรูปแบบหนึ่งของการประสานงาน เป็นเครื่องมือที่มีความสำคัญต่อการบริหารโครงการ เพราะการทำงานโครงการคือการทำงานโดยการสอดประสานกันของหลาย ๆ คน หลาย ๆ ฝ่าย ถ้าไม่รู้เรื่อง ไม่เข้าใจกัน คงเป็นได้ยากที่โครงการนั้นจะสิ้นสุดลงด้วยดี

ผู้ที่เกี่ยวข้องในโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งตัวผู้จัดการโครงการเอง ควรที่จะตระหนักถึงความสำคัญของการสื่อสารในโครงการ และพยายามจัดการสื่อสารให้มีระบบระเบียบที่ดี … ผู้เขียนใคร่ขอนำเสนอ ข้อควรคิดต่อการสื่อสารในโครงการ ตามทัศนะของผู้เขียนเอง ดังนี้ครับ

การประชุม

การประชุมเป็นการสื่อสารอย่างมีแบบแผน จะเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็สุดแล้วแต่ผู้จัดประชุม แล้วแต่สถานะการณ์ การประชุมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการบริหารโครงการ ผู้จัดการโครงการควรจัดให้มีการประชุมโครงการอย่างสม่ำเสมอ ที่ใคร่ขอเสนอแนะก็คือ ควรกำหนดจัดประชุมตามกำหนดการสำคัญของโครงการ และ จัดประชุมตามช่วงระยะเวลา

การจัดประชุมตามกำหนดการสำคัญ ที่ควรจะยึดถือเป็นหลักไว้ก่อนก็คือ เปิดโครงการ ประชุมตามงวดงาน และการประชุมปิดโครงการ ส่วนจะมากกว่านี้อีกหรือไม่ ขึ้นกับผู้จัดการโครงการ

การจัดประชุมตามช่วงเวลา เพื่อให้มีการพบปะ หารือ และรายงาน กันอย่างสม่ำเสมอ ควรกำหนดว่าจะประชุมกันตามช่วงเวลาที่เหมาะสม เช่น สัปดาห์ละครั้ง หรือเดือนละครั้ง เป็นต้น ผู้จัดการโครงการอาจปรับเปลี่ยนช่วงเวลาได้ตามความเหมาะสม คือ ถ้าสถานะการณ์โครงการค่อนข้างวิกฤติ ควรประชุมกันถี่ เมื่อไหร่สถานะการณ์ปกติ ทุกอย่างเข้าที่เข้าทาง ก็ไม่จำเป็นต้องถี่มากนัก

ผู้จัดการโครงการควรมีความชัดเจนว่า การประชุมแต่ละครั้งที่กำหนดขึ้นมีเรื่องใด วาระใดต้องพูดคุยกันบ้าง และมีใครบ้างต้องเข้าร่วม ปัญหาที่เจอบ่อย ๆ เกี่ยวข้องกับทั้งสองกรณีคือ เรียกประชุมแต่คุยเรื่อยเปื่อย เรื่องที่ควรคุยไม่คุย คุยเรื่องอะไรก็ไม่รู้ และการที่เอาคนไม่เกี่ยวข้องเข้ามาคุย เป็นอย่างนี้จะเสียเวลาการทำงานโดยใช่เหตุ บางกรณีเป็นการสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็นด้วยซ้ำ

การประชุมกลุ่มย่อย

หรือจะเรียกว่า การนัดหารือ ก็ไม่ผิดอะไร รูปแบบการสื่อสารแบบนี้จะเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้เช่นกัน แต่ค่อนข้างไปทางไม่เป็นทางการซะมากกว่า สาเหตุที่ต้องเขียนถึงประเด็นนี้ด้วยก็เพราะ ดูเหมือนจะไม่สำคัญ แต่จริง ๆ แล้วสำคัญมาก อาจจะเป็นรูปแบบการสื่อสารที่สำคัญที่สุดในการบริหารโครงการเลยก็ได้ เพราะว่าเป็น การสื่อสารแบบเฉพาะเรื่อง ที่มีประเด็นชัดเจน และเฉพาะบุคคลหรือกลุ่มบุคคล ถ้าผู้จัดการโครงการรู้จักที่จะใช้การสื่อสารแบบนี้ให้เป็นประโยชน์ จะทำให้การบริหารโครงการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เข้าถึงปัญหา และแก้ปัญหาได้ทันท่วงที

การประชุมกลุ่มย่อย หรือการนัดหารือ เกิดขึ้นได้จากเหตุหลายกรณี อาทิ ปัญหาเฉพาะหน้า เตรียมการประชุมโครงการ เตรียมการประชุมกับคู่สัญญา ขอบเขตงานเปลี่ยนแปลง เป็นต้น

การรายงาน

การรายงาน เป็นการสื่อสารแบบทางเดียว คือ ใครต้องรายงาน และ รายงานถึงใคร โดยทั่วไปมีวัตถุประสงค์เพื่อส่งข้อมูลให้ทราบ ผู้จัดการโครงการจะต้องกำหนดให้ชัดตั้งแต่เริ่มต้นโครงการ ว่าใครต้องรายงาน รายงานถึงใคร เรื่องอะไรที่ต้องรายงาน และเมื่อไหร่ต้องรายงาน ถ้าเป็นโครงการใหญ่ ข้อกำหนดเรื่องรายงานมักจะกำหนดไว้ในแผนการสื่อสารโครงการเลย เคยเห็นว่ามีแผนการรายงานแยกมาเฉพาะด้วยเหมือนกัน แต่ถ้าไม่อยู่ในลักษณะของแผน ก็ควรจะตั้งเป็นข้อกำหนด หรือกฏกติกาให้ทีมงานต้องปฏิบัติตาม ตัวอย่างรายงานก็เช่น รายงานความก้าวหน้า รายงานปัญหาและอุปสรรค เป็นต้น

นอกจากจะต้องกำหนดให้ชัดเจนว่า แต่ละทีมงานจะต้องรายงานอะไรบ้าง ดังที่กล่าวข้างต้นแล้ว ผู้จัดการโครงการ ควรจัดเตรียมรูปแบบของรายงาน เพื่อให้ทุก ๆ ทีมงานทำรายงานให้มีรูปแบบเดียวกันด้วย เพื่อสะดวกในการทำความเข้าใจข้อมูลที่ปรากฏในรายงาน ถ้าเป็นรายงานประเภทที่ต้องเอาไปทำงานต่อ เช่น ใช้ข้อมูลจากรายงานความก้าวหน้า ไปปรับปรุงแผนระยะเวลาดำเนินการ เป็นต้น ก็ควรจะต้องคำนึงความสะดวกในการนำข้อมูลไปใช้ต่อด้วย อย่าลืมว่ายิ่งลดงานซ้ำซ้อนได้เท่าไหร่ ยิ่งดีกับตัวผู้จัดการโครงการมากเท่านั้น

Email, Website และ Cloud Storage

Email เป็นเครื่องมือสื่อสารในโครงการที่มีประสิทธิภาพมาก สนับสนุนการส่งผ่านข้อความหรือเอกสารไปยังบุคคลหรือกลุ่มบุคคลได้เป็นอย่างดี บางครั้งถูกใช้ไปในลักษณะของการทำความเข้าใจกันระหว่างทีมงาน การถามตอบไปมา ทำให้เกิดความเข้าใจกัน ร่วมงานกันได้ดีขึ้น โดยทั่วไปการที่จะใช้ Email ให้มีประโยชน์ได้มากแค่ไหน ขึ้นอยู่กับความสามารถของแต่ละบุคคลเป็นหลัก เช่น ความสามารถในการเขียนอธิบายให้กระชับ ตรงประเด็น, ความสามารถในการบริหารจัดการ mail box ของตัวเอง, ความสามารถในการเข้าถึง Email ได้จาก Mobility Device เป็นต้น โครงการขนาดใหญ่บางโครงการ ที่มีระยะเวลาโครงการยาวนาน ถึงกับมีการจัดทำกลุ่ม Email เฉพาะโครงการให้สมาชิกโครงการได้ใช้เป็นการเฉพาะ ก็มีเหมือนกัน

Website โครงการ ก็เป็นเครื่องมือสื่อสารที่มีประโยชน์มากเช่นกัน หากประยุกต์ใช้อย่างถูกวิธี การออกแบบ Website ให้เป็นศูนย์กลางแหล่งข้อมูลอ้างอิง ที่สมาชิกโครงการทุกคนที่ได้รับสิทธิสามารถเข้าถึงข้อมูลอ้างอิงได้ ลดโอกาสความผิดพลาดอันเนื่องมาจากข้อมูลอ้างอิงไม่ทันสมัยได้ เพราะผู้จัดการโครงการเพียงแต่อัพเดตที่ Website ทุกคนก็จะรับทราบโดยอัตโนมัติ ข้อมูลอ้างอิงที่ว่า ก็เช่น ขอบเขตงาน แผนงานต่าง ๆ เป็นต้น นอกจากนั้น Website ยังอาจถูกใช้ในการแจ้งข่าวสารและใช้เป็นพื้นที่ในการถามตอบระหว่างกันได้เช่นเดียวกับ Email ด้วย

Cloud Storage เป็นอีกเทคโนโลยีหนึ่งที่น่าสนใจนำมาใช้ในการสื่อสารสำหรับโครงการ คุณสมบัติในการจัดเก็บข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้ผ่าน internet ทำให้สมาชิกโครงการสามารถจัดเก็บหรือเรียกใช้ข้อมูลเมื่อไหร่ ที่ไหนก็ได้ที่สามารถต่อ internet ทำงานกับข้อมูลได้จากหลากหลาย device เช่น tablet และ  smartphone ไม่จำกัดแค่ desktop หรือ notebook สร้างความยืดหยุ่นในการปฏิบัติงาน ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพ

นอกจากที่กล่าวข้างต้น ยังมีเทคโนโลียีด้าน IT ที่น่าสนใจอื่น ๆ อีก เช่น แอพประเภท vdo call, vdo conference เป็นต้น ซึ่งผู้จัดการโครงการควรที่จะนำเอาเทคโนโลยีทางด้าน IT ต่าง ๆ เข้ามาเป็นเครื่องมือในสื่อสารโครงการให้มากที่สุด ส่วนการจะเลือกอะไรมาใช้ สักขนาดไหน ขึ้นกับหลายอย่าง เช่น ขนาดโครงการ ระยะเวลาโครงการ งบประมาณ ความพร้อมของสำนักงาน ความพร้อมของสมาชิกในโครงการ เป็นต้น อย่างไรก็ตาม ผู้เขียนใคร่เสนอว่า ไม่จำเป็นที่จะต้องหาอะไรที่ทันสมัย ซับซ้อน สิ้นเปลือง เสมอไป บางครั้งของฟรี ๆ หรือสิ่งที่ใช้ในงานประจำอยู่แล้ว ก็อาจนำมาประยุกต์ใช้ในโครงการได้ อาศัยเพียงการบริหารจัดการอย่างมีระบบเท่านั้น

การสนทนาทางโทรศัพท์

แม้ว่าเทคโนโลยีปัจจุบันจะมีช่องทางสื่อสารให้เลือกใช้หลากหลาย การสนทนาทางโทรศัพท์ ก็ยังคงเป็นวิธีการสื่อสารที่สำคัญสำหรับโครงการ เพราะการได้ติดต่อคุยกันโดยตรงทันทีที่มีประเด็น ย่อมเป็นสิ่งจำเป็น ผู้จัดการโครงการ ควรจัดการให้สมาชิกโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง บุคลากรหลัก ได้รับทราบเบอร์โทรศัพท์ของสมาชิกโครงการคนอื่น ๆ เมื่อคนใดมีการเปลี่ยนแปลงเบอร์โทรศัพท์ ควรจะต้องให้แน่ใจว่าคนอื่น ๆ ได้รับทราบด้วย

ผู้เขียนใคร่เสนอแนะว่า ในกรณีที่จะต้องเปิด speaker phone เพื่อให้คนรอบข้างได้ยินการสนทนา ควรจะต้องบอกกล่าวให้คู่สนทนารับทราบก่อนเสมอ แม้ว่าตัวเองจะเป็นผู้จัดการโครงการก็ตาม การอัดเสียงสนทนาทางโทรศัพท์เป็นสิ่งที่ไม่ควรทำ ถ้ามีความจำเป็นก็ต้องให้คู่สนทนารับทราบและยอมรับก่อนด้วย และก็ไม่ควรละเลยมารยาทพื้นฐานทั่วไปในการใช้โทรศัพท์ ด้วยเช่นกัน

การพูดคุยแบบเห็นหน้าสองต่อสอง

หัวข้อนี้แตกต่างจากการประชุมกลุ่มย่อยตรงที่ เน้นที่การคุยกันสองคน การหาโอกาสคุยกันเฉพาะสองต่อสองเป็นกรณีที่เกิดขึ้นตามสถานะการณ์ ตามความจำเป็น และเมื่อเกิดความจำเป็นขึ้นแล้ว ไม่ควรจะหลีกเลี่ยง แต่ควรทำในทางตรงกันข้ามคือ รีบหาโอกาสคุยกันให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ที่ต้องกล่าวเช่นนี้ เพราะในความเป็นจริงเราจะได้พบเห็น ผู้จัดการโครงการ หัวหน้างาน ที่หลีกเลี่ยงการคุยกับสมาชิกโครงการอยู่บ่อย ๆ ทำให้เกิดปัญหาที่ไม่น่าจะเกิด ปัญหาที่น่าจะแก้ไขได้ง่าย ๆ กลับบานปลายยุ่งยาก

เป็นธรรมดาของการดำเนินโครงการบางครั้งต้องสื่อสารกันแบบสองต่อสอง ตัวอย่างที่เป็นไปได้ก็เช่น การตำหนิความผิดพลาด การค้นหาจุดบกพร่อง การทำความเข้าใจสถานะการณ์พิเศษที่เกิดขึ้นในโครงการ เป็นต้น จำไว้เสมอว่า เมื่อเกิดความจำเป็นขึ้นแล้ว คนเป็นหัวหน้าต้องกล้าเรียกลูกน้องเข้ามาคุย และคนเป็นลูกน้องก็ต้องกล้าเสนอหน้าขอคุยบ้างเหมือนกัน … เป็นเช่นนี้แล้ว เรื่องใหญ่จะเป็นเรื่องเล็ก เรื่องเล็กจะกลายเป็นไม่มีเรื่อง ย่อมเป็นการดีต่อโครงการ

__________

เขียนมาซะยืดยาว สงสัยว่าจะเป็นบทความที่ยาวที่สุดใน ArthitOnline Blog ไปซะแล้ว ก่อนจบขอตั้งข้อสังเกตุฝากไว้สักเล็กน้อยว่า ลักษณะบทความนี้เป็นบทความเชิงเล่าประสบการณ์ผนวกความคิดเห็นส่วนตัว ไม่ได้เป็นบทความเชิงวิชาการจากการศึกษาวิจัยแต่อย่างใด จึงเหมาะแก่การใช้เป็นข้อมูลประกอบในทางปฏิบัติมากกว่าจะใช้อ้างอิงในงานวิชาการครับ

“Coming together is the beginning. Keeping together is progress. Working together is success” – Henry Ford

_________

Arthit T. (18/5/2012)
Twitter : @ArthitOnline
Google+ : http://gplus.to/ArthitOnline

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: