แนวคิด (ส่วนตัว) เกี่ยวกับการทำงานเอกสารแบบ Paperless

หนึ่งในเป้าหมายหลักของผู้เขียนเมื่อตอนเริ่มใช้ Tablet ก็คือ การขยายการทำงานเอกสารต่าง ๆ ในแบบ Paperless ซึ่งอันที่จริงได้พยายามทดลอง Paperless มาก่อนหน้าแล้ว นับถอยหลังไปถึงตั้งแต่เริ่มใช้งาน Cloud บน google document ใหม่ ๆ เลยทีเดียว ผู้เขียนตระหนักว่าคุณสมบัติแบบ Mobility ของ Tablet น่าจะตอบสนองการใช้งานเอกสารแบบ Paplerless ได้เป็นอย่างดี ประกอบกับการที่มีแอพสนับสนุนหลากหลาย จึงคาดว่าน่าจะทำให้สามารถใช้ประโยชน์เอกสารแบบ Paperless บน Device ประเภทนี้ได้กว้างขวางยิ่งขึ้นด้วย

ผู้เขียนสนใจเรื่อง Paperless จนนำไปสู่การทดลองส่วนตัว ก็ด้วยสาเหตุที่ รู้สึกอึดอัดกับ ปริมาณกระดาษมากมาย ในที่ทำงาน เมื่อถึงเวลาต้องกำจัดกระดาษพวกนี้ออกจากพื้นที่ทำงานคราใด ก็มักจะกลายเป็นกิจกรรมใหญ่โต และยิ่งรู้สึกขัดใจหนักเข้าไปอีกเมื่อตระหนักว่า เอกสารโดยส่วนใหญ่ที่ต้องเก็บจนถึงเวลาทิ้งเป็นเอกสารประเภทเปิดอ่านเพียงครั้งเดียว นอกจากนั้นส่วนใหญ่ของเอกสารที่เปิดอ่าน ก็เป็นการอ่านเพียงบางส่วนเท่านั้นเสียด้วย 

การทดลองส่วนตัวดังกล่าวได้ผลเป็นข้อสรุป ที่เป็นแนวคิดเกี่ยวกับการทำงานเอกสารแบบ Paperless พอจะเรียบเรียงลำดับความได้ ดังนี้ครับ

กำหนดเป้าหมาย Paperless … เพื่ออะไร?

เป็นเรื่องสำคัญที่สุด ที่จะต้องให้แน่ใจว่า เราทำบางสิ่งบางอย่างเป็นพิเศษไปทำไม การมีเป้าหมาย ทำให้การทำสิ่งนั้นมีคุณค่า และจะทำให้เราสามารถกำหนดวิธีการสู่เป้าหมายได้ชัดเจน การทำงานเอกสารแบบ Paperless ก็เช่นกัน เราจะรู้สึกได้ถึงความแตกต่าง ระหว่างการทำตามแนวนิยม (trend) กับการทำโดยมีเป้าหมายที่แน่ชัด การกำหนดเป้าหมายสำหรับการทำงานเอกสารแบบ Paperless แบบกว้าง ๆ ที่พอจะตั้งเป็นตัวอย่างให้ผู้อ่านลองพิจารณากันได้ ก็เช่น …

  • ลดการใช้กระดาษ … ตรงไปตรงมา ตามแนวคิด Green ใช้กระดาษน้อยเท่าไหร่ ยิ่งดีต่อสิ่งแวดล้อมมากเท่านั้น
  • แก้ปัญหาการใช้พื้นที่เก็บเอกสาร …. เป็นไปได้นะครับ ที่จะมีบางท่านกำหนดเป้าหมายเช่นนี้ ลองนึกถึงถ้าค่าเช่าสำนักงานในทำเลที่แพงหูดับดูซิครับ พื้นที่ทุกตารางเมตร ล้วนเป็นเงินเป็นทอง ถ้ามีบางส่วนต้องใช้กองเอกสารคงปวดใจน่าดู
  • สนองตอบการสืบค้นที่มีประสิทธิภาพ … ถ้าเอกสารทั้งหลายเป็น Digital จัดเก็บแบบฐานข้อมูล การสืบค้นจะเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เข้าถึงได้อย่างสะดวกง่ายดาย แน่นอนว่าต้องต่างจากการไปรื้อหาจากตู้เอกสารอย่างมากมาย
  • สนับสนุนการประมวลผล … งานเอกสารหลายอย่างเกี่ยวข้องกับการประมวลผล เพื่อสรุปเป็นรายงานสนับสนุนการทำงาน เช่น ใบเสนอราคา แผนการเงิน ใบลงเวลาทำงาน เป็นต้น ถ้าต้องแซะข้อมูลมาประมวลผลเพื่อสร้างรายงานจากกองกระดาษ คงเป็นการทำงานหนักแบบไม่ฉลาดเท่าไหร่ คะเนได้เลยว่าต้องช้า และผิดพลาดได้ง่ายด้วย (น่าแปลก ที่ผู้เขียนยังคงสังเกตเห็นการทำงานแบบนี้โดยทั่วไป แม้ว่าเราทุกคนจะตระหนักดีว่าเทคโนโลยีดิจิตอลไปไกลขนาดไหนแล้ว ในยุคสมัยของเรา)
  • ฯลฯ

ตัวอย่างข้างต้นเป็นตัวอย่างเป้าหมายแบบทั่วไปกว้าง ๆ ถ้าจะกำหนดเป้าหมายในลักษณะที่เจาะจงมากขึ้นก็ได้เช่นกัน เช่น การทำให้เอกสารเกี่ยวกับการประชุมทั้งหมดอยู่ในรูปแบบ Paperless เป็นต้น สำหรับเป้าหมายของผู้เขียนที่ได้กำหนดไว้แต่แรก ก็คือ เพื่อให้ได้มีโอกาสสัมผัสและเข้าใจการทำงานเอกสารแบบ Paperless ในลักษณะเป็นส่วนตัว ครับ

โดยทัศนะส่วนตัวของผู้เขียน การกำหนดเป้าหมาย เป็นเหมือนกับการตอบคำถามว่า ทำไปเพื่ออะไร … ทำให้สิ่งที่ทำไม่เลื่อนลอย และคาดหวังผลลัพธ์ได้อย่างจริงจัง

ประเภทเอกสารที่จะใช้แบบ Paperless

เมื่อกำหนดเป้าหมายชัดเจนแล้ว การกำหนดประเภทเอกสารที่เกี่ยวข้องว่า เอกสารประเภทใดบ้างที่จะใช้แบบ Paperless มันก็เหมือนกับการสร้างความชัดเจนขึ้นอีกระดับหนึ่ง ณ จุดนี้เราต้องทำความเข้าใจว่า ไม่ใช่เอกสารทุกประเภทที่เหมาะจะอยู่ในแบบ Paperless เอกสารบางประเภทเป็น Paperless ไม่ได้ด้วยเหตุผลบางอย่าง (เช่น ระเบียบปฏิบัติที่ต้องมีเอกสารเป็นรูปธรรม หรือเอกสารที่ต้องลงลายมือชื่อ เป็นต้น)

โดยทัศนะส่วนตัวของผู้เขียน เมื่อกำหนดเจาะจงประเภทเอกสารที่จะให้เป็นแบบ Paperless ได้ คำว่า ทำอะไร ก็จะมีคำตอบที่ชัดเจน การบรรลุเป้าหมายจึงเป็นเรื่องที่มีความเป็นรูปธรรมได้มากขึ้นครับ

วิธีการและเครื่องมือ

หัวข้อนี้ผู้เขียนนำเสนอโดยคำนึงถึงว่า จะทำให้เอกสารที่สนใจเป็น Paperless ได้อย่างไร และต้องใช้เครื่องมืออะไรบ้าง ทั้งนี้เพราะเอกสารที่มีอยู่ หรือกำลังจะสร้างขึ้น มักจะมีลักษณะเฉพาะของตัวเองและอาจมีที่มาที่แตกต่างกันได้ ดังนั้น วิธีการและเครื่องมือที่จะใช้จึงอาจจะต้องแตกต่างกันไปตามประเภทของเอกสารด้วยเหมือนกัน

เครื่องมือที่ว่าเป็นได้ทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ และถ้า Device ที่เกี่ยวข้องเป็นพวก Mobility Device มันก็หมายถึงการเลือกแอพที่เหมาะสมมาใช้นั่นเอง

โดยทัศนะส่วนตัวของผู้เขียน การบ่งชี้วิธีการและเครื่องมือ เป็นการตอบคำถามว่า ทำอย่างไร … เป็นสามัญสำนึกพื้นฐานมาก ๆ ที่เมื่อเราจะทำอะไรซักอย่างอย่างจริงจัง หวังผลสำเร็จ เราจำเป็นจะต้องรู้อย่างแน่ชัดว่าเราจะทำมันอย่างไร

รูปแบบการเรียกใช้บันทึกเอกสาร

เมื่อเราคิดถึงการจัดเก็บเอกสารไม่ว่าจะในรูปแบบดิจิตอลหรือไม่ก็ตาม สิ่งที่ต้องตระหนักก็คือ เราจะเรียกเอกสารมาใช้ได้อย่างไร เพราะถ้าเราเรียกเอกสารที่จัดเก็บออกมาใช้งานไม่ได้ การจัดเก็บก็ไม่มีความหมายอะไร มันคงไม่ต่างอะไรกับการที่ไม่ได้จัดเก็บเอาไว้ หรือสูญหายไปแล้ว

ยิ่งในกรณีที่เอกสารเป็น Paperless คือจัดเก็บในรูปแบบดิจิตอล ประเด็นนี้จึงยิ่งจะมีความหมายให้ต้องฉุกคิด ไม่เพียงแต่ต้องรับประกันว่าเอกสารนั้นคงอยู่สามารถเรียกใช้ได้อย่างแน่นอน จะต้องมองไปถึงการเรียกใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย ให้สมราคากับคุณลักษณะของข้อมูลดิจิตอล เช่น สะดวก รวดเร็ว ง่าย มีระบบ มีแบบแผน แสดงผลสอดคล้องความต้องการ มีวิธีเข้าถึงได้หลากหลายวิธี โดยไม่จำกัดสถานที่ เป็นต้น

โดยทัศนะส่วนตัวของผู้เขียน การพิจารณาว่ารูปแบบการเรียกใช้เอกสารเป็นอย่างไร โดยนัยก็คือการพิจารณาว่าเราจะนำเอกสารแบบ Paperless ไป ใช้อย่างไร ถ้าได้ข้อสรุปชัดเจน และสามารถดำเนินการให้บรรลุผลได้ตามข้อสรุปนี้ ก็หมายถึงว่าเราทำงานเอกสารแบบ Paperless ได้ตามที่ตั้งใจไว้แล้วนั่นเอง ส่วนจะบรรลุเป้าหมายดังที่กำหนดไว้หรือไม่ ก็ต้องไปดูผลลัพธ์โดยรวมอีกที

สำหรับผู้เขียนแล้ว การที่สามารถเผยแพร่บทความนี้ให้แก่สังคมได้ ก็ถือว่าบรรรลุเป้าหมายในระดับหนึ่งแล้วครับ

__________

Arthit T. (1/4/2012)
Twitter : @ArthitOnline
Google+ : http://gplus.to/ArthitOnline

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: