การประมาณเวลางานเพื่อทำ Schedule Plan

Schedule Plan หรือ แผนระยะเวลาดำเนินการ เป็นแผนหลักในการบริหารโครงการ เป็นแผนที่บ่งชี้ว่าแต่ละงานในโครงการจะต้องเริ่มต้นและแล้วเสร็จเมื่อใด ตามปกติเราจะพัฒนา แผนระยะเวลาดำเนินการ ภายหลังจากทำ ผังโครงสร้างงาน (Work Breakdown Structure : WBS) โดยมีขั้นตอนโดยสรุป ดังนี้

  1. คัดเลือกงานจาก WBS ที่จะต้องอยู่ในแผนระยะดำเนินงาน
  2. ประมาณช่วงเวลาที่ดำเนินการให้แต่ละงานที่คัดเลือก
  3. กำหนดลำดับก่อนหลัง

เมื่อผ่านทั้งสามขั้นตอนก็จะได้ แผนระยะเวลาดำเนินการ ซึ่งแผนหลักอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการบริหารโครงการ เช่น แผนการเงิน แผนบุคลากร เป็นต้น อาศัย แผนระยะเวลาดำเนินการ เป็นข้อมูลพื้นฐานสำคัญ

จากที่กล่าวข้างต้น ผู้เขียนใคร่ชี้ให้เห็นว่า การประมาณช่วงเวลา ซึ่งเป็นขั้นตอนหนึ่งในการพัฒนาแผนระยะเวลาดำเนินการ มีผลต่อคุณภาพของแผนโครงการโดยรวม ทั้งดัแผนระยะเวลาดำเนินการเอง และแผนอื่น ๆ ที่เกี่ยวเนื่องกัน การประมาณเวลาที่ผิดพลาด ห่างไกลจากความเป็นจริง ไม่ว่าจะมากไปหรือน้อยไป จะทำให้มีปัญหาเมื่อนำแผนไปใช้ในการบริหารโครงการ … แต่เราจะประมาณเวลาให้ใกล้เคียงความเป็นจริงได้อย่างไร ? เป็นคำถามที่มาของบทความนี้ครับ

ผู้เขียนใคร่ขอแนะนำ วิธีการประมาณเวลางาน 6 วิธี ที่รู้จักกันโดยทั่วไป ดังนี้

1) เทียบเคียงกับงานที่คล้ายกัน

ก็คือ อาจจะมีบางงานที่น่าจะคล้ายกับงานอื่นที่เราสามารถกำหนดประมาณเวลาได้อย่างมั่นใจ ก็เทียบเคียงใช้ประมาณเวลาเดียวกันเลย ส่วนใหญ่ผู้เขียนใช้วิธีนี้ในช่วงทบทวนแผน  ต้องอย่าลืมว่าการทบทวนแผนอย่างสม่ำเสมอ เป็นส่วนสำคัญของการบริหารโครงการที่จำเป็นอย่างที่สุด เพราะระหว่างการดำเนินการ พารามิเตอร์ทั้งห้าของโครงการมีโอกาสเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา (โปรดอ่านบทความเรื่อง พารามิเตอร์ทั้ง 5 ของโครงการ และ The Scope Triangle) ดังนั้น ในระหว่างที่โครงการดำเนินไปอาจจะมีบางงานแล้วเสร็จไปแล้ว ถ้ามีงานอื่น ๆ ที่ยังไม่ได้ดำเนินการ แต่มีลักษณะใกล้เคียงกัน เราอาจจะนำข้อมูลช่วงเวลาดำเนินการของงานที่เสร็จไปแล้ว มาปรับเวลาประมาณการได้ การประมาณการก็จะใกล้เคียงความเป็นจริงมากขึ้น

2) ข้อมูลจากโครงการที่ผ่านมาแล้ว

การบริหารโครงการที่ดีจะต้องมีการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ เก็บเอาไว้ เพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิง บางทีก็เป็นกรณีศึกษา ซึ่งมักจะเรียกกันติดปากว่า Lesson Learn … มีโอกาสเป็นไปได้มากที่โครงการใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นเป็นโครงการแบบเดียวกับโครงการที่เคยทำมาแล้ว เพียงแต่อาจจะเปลียนสถานที่ หรือเปลี่ยนเจ้าของ เช่น โครงการสำรวจออกแบบนิคมอุตสาหกรรม โครงการพัฒนาระบบฐานข้อมูล เป็นต้น ดังนั้น องค์ประกอบงานต่าง ๆ ของโครงการจึงคล้ายคลึงกันมาก ถ้าเรามีบันทึกว่างานใด ใช้เวลาทำงานไปเท่าไหร่ ข้อมูลนี้สามารถนำมาใช้ในการประมาณเวลาได้เป็นอย่างดี ถ้าข้อมูลประมาณเวลา แต่ละชนิดงาน แต่ละประเภทโครงการ ได้รับการบันทึก จัดเก็บ เอาไว้ การประมาณเวลางานคล้าย ๆ กันในอนาคตก็จะยิ่งดีขึ้นเรื่อย ๆ

3) ประมาณการโดยผู้ชำนาญการ

ความหมายของคำว่า ผู้ชำนาญการ ในที่นี่หมายถึง ผู้ทรงคุณวุฒิ และผู้ที่มีประสบการณ์ … ถ้าเป็นงานที่ผู้จัดการโครงการไม่คุ้นเคย (ส่วนใหญ่เป็นอย่างนั้น PM จะไปรู้อะไรได้ทุกเรื่อง ใช่ไหมครับ ^^) จะประมาณเวลาก็ต้องอาศัยผู้ที่คุณวุฒิสูง ๆ หรือท่านที่ทำงานนั้นมานาน … ช่างสำรวจที่มีประสบการณ์นานนับสิบปี ย่อมตอบได้ทันทีว่า สำรวจทำแผนที่ภูมิประเทศพื้นที่สักพันไร่จะใช้เวลาเท่าไหร่ หรือโปรแกรมเมอร์ประสบการณ์สูง ย่อมประมาณเวลาพัฒนาโปรแกรมฐานข้อมูลบุคลากร ให้ได้ค่อนข้างตรง เป็นต้น

4) เทคนิค Delphi

มักจะใช้ในกรณีที่ไม่อาจใช้ ผู้ทรงคุณวุฒิ และผู้มีประสบการณ์ ฟังธงตรง ๆ ไปเลย เกิดขึ้นได้เนื่องจาก ผู้รู้ให้การประมาณการที่ขัดแย้งกันเอง หรือผู้จัดการโครงการรู้สึกไม่แน่ใจด้วยเหตุผลใดเหตุหนึ่ง จึงต้องใช้เทคนิค Delphi ช่วยประมาณการ

วิธีการก็คือ ระดมผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานเข้ามาให้ความเห็นร่วมกัน ซึ่งควรจะเป็นกลุ่มคนที่จะต้องรับผิดชอบงาน และกลุ่มคนที่มีประสบการณ์กับงานแบบเดียวกัน (หรือคล้ายกัน) มาก่อน เปิดให้มีการอภิปรายโดยกำหนดเวลา แล้วขอให้แต่ละคนประมาณเวลาออกมา แสดงตัวเลขประมาณการรอบที่หนึ่ง จากนั้นเปิดอภิปรายอีกครั้งว่าทำไมแต่ละคนจึงให้ตัวเลขเช่นนั้น แล้วขอให้แต่ละคนประมาณเวลาครั้งที่สอง … ทำแบบเดิมอีกเป็นครั้งที่สาม ใช้ตัวเลขค่าเฉลี่ยของครั้งที่สามเป็นประมาณเวลาสำหรับงานในแผน

5) เทคนิค Three-point

เป็นวิธีประมาณเวลาจากข้อมูลหลาย ๆ ตัว เช่น เดียวกับวิธีที่ 4 แต่มีข้อพิจารณาพิเศษโดยอาศัยพื้นฐานที่ว่าการประมาณตัวเลข มักมีแบบพวกมองโลกในแง่ดี มีความคิดว่าไม่น่าจะมีปัญหาอะไรมากมาย เรียกว่าพวก Optimistic (O) พวกนี้มักจะประมาณเวลาแบบสั้น ๆ ไม่ค่อยคิดเผื่อ อีกพวกหนึ่งตรงกันข้ามคือมองโลกแง่ร้าย คิดถึงปัญหาโน้นนี่หลายอย่าง เรียกว่าพวก Pessimistic (P) พวกนี้มักจะประมาณเวลาแบบยาว ๆ เผื่อ ๆ ส่วนอีกพวกคือกลาง ๆ (Most Likely: M) คิดเหมือนกันแต่ไม่ค่อยคิดมาก … ค่าเวลาประมาณที่จะใช้ (E) คำนวณได้จากสูตรนี้

E = ( O + 4M + P )/6

6) เทคนิค Wide-band Delphi

เป็นการผสมผสานระหว่างวิธีที่ 4 และวิธีที่ 5 โดยขอให้แต่ละคนให้ตัวเลขทั้ง 3 แบบ คือ ทั้ง O M และ P ตัดตัวเลขน้อยสุด และมากสุดของ แต่ละกลุ่มออกไป แล้วใช้ค่าที่เป็นค่าเฉลี่ยของทั้งสามกลุ่มมาคำนวณจากสูตรเช่นเดียวกับข้อ 5

สำหรับผู้เขียนแล้ว เรียนตามตรงว่าไม่เคยใช้วิธีที่ 4 5 และ 6 ในการทำงานจริง ๆ เพียงแค่รู้จักมาจากตำราและการอบรมสัมนา ที่ใช้จริงอยู่เสมอเป็นวิธีที่ 1 2 และ 3 โดยเมื่อประมาณเวลาแล้วเสร็จ จะอาศัยการระดมสมองจากทีมงานช่วยกันพิจารณาแผนระยะเวลาดำเนินการ ก่อนจะประกาศใช้ในการบริหารโครงการ

โดยประสบการณ์ ที่ผู้เขียนเห็นว่าสำคัญและมีประโยชน์มากคือ แนวคิดตามวิธีที่ 2 ข้อมูลจากโครงการที่ผ่านมาแล้ว ถ้ามีการรวบรวมข้อมูลเวลาที่ใช้ในแต่ละงาน แต่ละประเภทโครงการ อย่างมีแบบแผน เรียกดูข้อมูลได้ จะเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาแผนระยะเวลาดำเนินการอย่างมากเลยทีเดียว ถ้ามีโอกาสผู้เขียนจะได้เขียนบทความนำเสนอแนวคิดการจัดเก็บข้อมูลนี้ต่อไปครับ

” How does a project get to be a year behind schedule ? …. One day at a time “
Fred Brooks , IBM

__________

Arthit T. (13/12/2011)
Twitter : @ArthitOnline
Google+ : http://gplus.to/ArthitOnline
  1. […] 1) การประมาณเวลางานเพื่อทำ Schedule Plan 2) เคล็ดลับ 10 ประการสำหรับทีมบริหารโครงการ 3) การสื่อสารในโครงการ … เรื่องสำคัญที่คนทำโครงการควรสนใจ […]

    Reply

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: