Work Breakdown Structure (WBS) – ผังโครงสร้างงาน

Work Breakdown Structure เรียกกันแบบย่อๆ ว่า WBS และมักจะแปลแล้วอ่านแบบไทยๆ ว่า ผังโครงสร้างงาน สำหรับผู้เขียนแล้วเมื่อเริ่มต้นวางแผนงานโครงการ (Project Planning) จะให้ความสนใจและให้ความสำคัญกับ WBS ก่อนเรื่องอื่นๆ ในทุกโครงการที่มีโอกาสเป็นผู้จัดการโครงการหรือมีส่วนร่วมในการบริหารโครงการ

เพราะ WBS เป็นข้อมูลพื้นฐาน สำหรับจัดทำแผนโครงการสำคัญอย่างอื่นอีก อาทิ แผนระยะเวลาดำเนินการ (schedule plan) แผนบุคลากร แผนการเงิน เป็นต้น นอกจากนั้นเป็นโอกาสที่ผู้จัดการโครงการและบุคลากรหลักของโครงการจะได้มีโอกาสทบทวนขอบเขตงาน

ซึ่งการทบทวนขอบเขตงานเป็นเรื่องสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม ปัญหาใหญ่อย่างหนึ่งที่ผู้เขียนสังเกตเห็นในโครงการทั่ว ๆ ไป ก็คือ มักจะมีงานบางอย่างถูกลืมไปว่าต้องทำ หรือต้องส่งมอบ … ถึงเวลาที่งานนั้นต้องเสร็จหรือต้องส่งมอบจริงๆ ทีมงานจึงจะรู้ตัว ซึ่งนั่นจะส่งผลกระทบต่อโครงการทั้งในแง่เวลาและค่าใช้จ่าย และยิ่งโครงการมีขนาดใหญ่ มีความซับซ้อนมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งมีโอกาสมากขึ้นที่งานบางอย่างจะถูกลืมหรือถูกมองข้ามไป การให้ความสำคัญกับ WBS จึงมีส่วนช่วยให้ปัญหานี้ไม่เกิดขึ้น

ซึ่งเป็นเหตุผลให้ผู้เขียนตระหนักเสมอว่า WBS เป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้ผู้เขียนในฐานะผู้บริหารโครงการและทีมงานคิดวิเคราะห์ขอบเขตงานของโครงการอย่างจริงๆ จังๆ ว่ามีงานอะไรบ้างที่ต้องทำให้แล้วเสร็จ

The first step in implementation planning is to answer the question, “What must be done?”  – James P. Lewis

ลักษณะของ WBS
(รูปจาก EPM , Second Edition , page 135 ISBM 0-471-36028-7)
ตัวอย่าง WBS ของงานบ้าน

แม้ว่าโครงการที่จะทำเป็นโครงการขนาดเล็กที่การทำแผนงาน ดูเหมือนจะเป็นเรื่องที่ทำแล้วเสียเวลาเปล่าๆ ผู้เขียนก็ยังเห็นว่า WBS ยังคงเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ต่อโครงการและไม่ควรละเลย ด้วยเหตุผลง่ายๆ ดังนี้

  1. เป็นการชี้ชัดว่างานที่ต้องทำมีอะไรบ้าง สามารถให้ทีมงานและผู้เกี่ยวข้องอื่นๆ ได้ช่วยคิด ทบทวน ตรวจสอบ ทำให้แน่ใจได้ว่าไม่มีงานใดตกหล่นหลงลืม
  2. การแจกแจงงานทั้งหมดอย่างครบถ้วน สะท้อนงบประมาณในการดำเนินโครงการ อย่างชัดเจน โดยปราศจากข้อสงสัย … (เพราะถ้าไม่แจกแจงงานให้ครบถ้วน มักจะมีข้อกังขาว่างบประมาณใช้ทำอะไร)
  3. เป็นเครื่องมือในการจัดสรรทรัพยากร ระบุได้ว่า งานไหนต้องใช้เครื่องมืออุปกรณ์อะไร
  4. ใช้ในการประมาณเวลาการทำงานแต่ละงาน
  5. การที่รู้ว่า มีงานอะไรบ้าง แต่ละงานใช้เวลาเท่าไหร่ ทำให้สามารถคิดต่อไปได้ว่า จะต้องมีค่าใช้จ่ายบุคลากรสักเท่าไหร่ … ที่มักจะเรียกกันติดปากว่า กี่ man month หรือ กี่ man day
  6. นำไปคิดค่าใช้จ่ายวัสดุ เครื่องมือ ได้เช่นเดียวกับค่าใช้จ่ายบุคลากร
ตัวอย่าง WBS และลักษณะการให้รหัสแต่ละกลุ่มงานและงานย่อย

หลักง่ายๆ ในการพิจารณาว่า WBS ที่จัดทำมีความเหมาะสมหรือไม่ พิจารณาดังนี้

  1. แต่ละงานจะต้อง ง่ายต่อการบ่งชี้สถานะว่าแล้วเสร็จไปกี่มากน้อย หรือกี่เปอร์เซนต์ เช่น พิมพ์เสร็จ 100 แผ่นจากทั้งหมด 500 แผ่น หรือ ไถไปแล้ว 50 เมตร จากทั้งหมด 175 เมตร เป็นต้น
  2. สามารถที่จะกำหนดการเริ่ม การแล้วเสร็จให้แต่ละงานได้อย่างชัดเจน
  3. สามารถที่จะบ่งชี้ชัดได้ว่า เสร็จไปแล้ว หรือ ส่งต่อไปแล้ว หรือ ส่งมอบไปแล้ว ได้ชัดเจน
  4. สามารถประมาณเวลาและค่าใช้ง่ายสำหรับแต่ละงานได้ไม่ยาก
  5. ช่วงเวลาที่ใช้ในการดำเนินการแต่ละงาน มีความสมเหตุสมผล อยู่ในกรอบเวลาที่ยอมรับได้
  6. แต่ละงานมีอิสระต่อกัน หมายความว่า เมื่องานเริ่มต้นตามแผนแล้ว งานนั้นต้องสามารถดำเนินไปจนแล้วเสร็จโดยไม่ต้องรอ ทรัพยากรจากงานอื่น

ทั้งหมดที่กล่าวมาเขียนขึ้นตามประสบการณ์ ไม่ต้องการให้เป็นเนื้อหาวิชาการมากเกินไปจนน่าเบื่อ เพราะจะอย่างไรก็ตามผู้เขียนมั่นใจอย่างยิ่งว่าการทำ WBS ให้ดีมีคุณภาพขึ้นกับประสบการณ์เป็นสำคัญ เรื่องของหลักวิชาการไม่มีอะไรมากมาย ลงรายละเอียดไปก็ทำให้วุ่นวายโดยใช่เหตุ ซึ่งถ้าหากผู้อ่านที่ทำงานโครงการได้ตระหนักว่า WBS เป็นเครื่องมือง่ายๆ แต่มีความสำคัญต่อโครงการไว้ก่อนเป็นเบื้องต้น ได้ฝึกทำบ่อยๆ WBS จะมีคุณภาพมากขึ้นและจะยิ่งเข้าใจความสำคัญของ WBS มากขึ้นเอง

———————-
อาทิตย์ (18/4/2011)
Twitter : @ArthitOnline
    1. พี่ทำงานเกี่ยวกับอะไรเหรอครับ?

      Reply

      1. รับจ้างทั่วไปครับ

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: